Sua empresa está em dia com todas as obrigações? Para ter certeza disso é preciso estar com as certidões negativas de débito (CNDs) em mãos e dentro do período de suas validades.
Esses documentos, além de comprovarem a conformidade da startup com pagamentos e entrega de declarações, são necessários para outras situações, algumas muito importantes para os negócios da empresa.
Então, saiba quais são as certidões obrigatórias e o que é uma certidão positiva com efeito de negativa.
Por que as certidões são necessárias?
Primeiramente, é obrigação legal de todo CNPJ estar em dia com União, estado e município, sendo que esses documentos provam que um CNPJ está cumprindo com as obrigações corretamente.
Também é necessário ter atenção às certidões porque algumas situações exigem a apresentação delas para que algo seja feito. Por exemplo, um fornecedor pode solicitar as comprovações antes de dar prazos para a startup fazer suas compras. Logo, não estar com as CNDs em dia pode fazer com que o negócio perca boas condições de compra, assim como crédito em financiamento ou empréstimo e até chance de participar de licitação.
Quais são as CNDs obrigatórias?
As certidões que citaremos agora dizem respeito a todo tipo de negócio e devem ser mantidas por todas eles, pois asseguram a conformidade da empresa com os diferentes níveis de fiscalização pública.
FGTS
O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) atesta que o negócio está em dia com os depósitos do Fundo de Garantia de seus funcionários, com os cadastros nos órgãos competentes e também com as obrigações acessórias relacionadas ao FGTS.
Então, por exemplo, mesmo que a empresa tenha efetuado todos os depósitos, poderá ter seu CRF cancelado se alterar alguma informação e não atualizar seu cadastro no FGTS.
Impostos federais e INSS
O nome completo desse documento é Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e Dívida Ativa da União. Quando emitida e ainda válida, garante que o negócio não tem dívidas em aberto com os seguintes tributos:
- IPI;
- IRPJ;
- CSLL;
- Pis;
- Cofins.
Para startups do Simples Nacional, é essa CND que deixa claro que os impostos do Simples estão pagos, incluindo a CPP. E a certidão ainda engloba o envio de obrigações acessórias de caráter nacional, como a Defis do Simples.
A CND do INSS, que é conjunta com a de impostos federais, é necessária mesmo para startups ainda sem funcionários, pois todo CNPJ ativo e com faturamento deve emitir pró-labore aos sócios e recolher a contribuição previdenciária gerada por esses pagamentos
A validade dessa certidão negativa de débitos é de 180 dias.
Impostos estaduais
Cada estado tem sua própria certidão negativa de débitos, que é emitida se a empresa não tem nenhuma dívida de ICMS ou IPVA. A CND estadual também pode ser negada se o negócio for obrigado a enviar alguma declaração exigida pelo Fisco do estado e não o fizer.
Obrigações municipais
Prestadoras de serviços pagam ISS e precisam entregar declarações mensais de serviços, obrigações que se não forem cumpridas geram o cancelamento da CND municipal.
Outros problemas ligados a obrigações pontuais, como falta de renovação de alvará, também impossibilitam a emissão de certidão negativa de débitos do município.
Quais outras CNDs existem?
As certidões que citaremos a seguir geralmente são necessárias somente em situações específicas e nem sempre podem ser obtidas por todas as empresas. Porém, sempre que possível, cada uma delas deve ser mantida válida.
De imóvel
Apenas pode ser obtida pela empresa que é proprietária de algum imóvel legalmente, e atesta que o ativo não tem pendências que impeçam sua venda. Ou seja, é solicitada em negociações de imóveis.
Execuções fiscais
Ficar devendo imposto não invalida a CND de execuções fiscais automaticamente, apenas se houve ação de cobrança por parte da administração pública, como lançamento de auto de infração ou pedido de penhora de bens na justiça.
Sendo emitida, a certidão mostra que a empresa não passou por nenhum processo de execução fiscal nos últimos 10 anos ou mais.
Protestos
Emitida pelo cartório de protestos, essa certidão negativa demonstra que a startup não deixou de pagar nenhuma dívida com fornecedores.
Situações nas quais essa CND geralmente é solicitada são análises de financiamento, empréstimo ou prazo para compras com fornecedores.
Justiça do Trabalho
Se o negócio tiver algum processo trabalhista em andamento, não consegue emitir esse documento. Caso já tenha passado por um que está encerrado, a emissão é feita normalmente.
É importante citar que a existência de débitos de FGTS e INSS não invalida a certidão trabalhista, que não se estende ao pagamento das siglas — exceto se a inadimplência tiver motivado a abertura de um processo contra o CNPJ.
Impostos imobiliários
É negada pela prefeitura se a empresa deixar de pagar o IPTU.
Caso o imóvel seja de propriedade dela, o negócio perde o direito à CND. Já se o imóvel for alugado, o transtorno ocorre pela cobrança feita pela imobiliária ou pelo proprietário, extrajudicialmente ou judicialmente.
Falência ou concordata
Deixa claro que, além de ativa, a startup não está com nenhum pedido de falência ou concordata em aberto no momento. É um documento normalmente pedido por entidades públicas em licitações.
O que é certidão positiva com efeito de negativa?
Na prática, isso funciona como uma certidão negativa de débitos quando é aceita pelo solicitante, mas apresenta uma pequena diferença. A certidão positiva demonstra que existe alguma pendência, como dívida ou falta de entrega de declaração, mas o efeito positivo atesta que houve ação para regularização.
Por exemplo, um negócio com débitos no Simples, mas que tenha feito um parcelamento, pode solicitar esse documento se as mensalidades estiverem em dia. Assim, prova que apesar das pendências, já tomou providências para deixar tudo em dia.
A certidão positiva com efeito de negativa é útil em situações nas quais a negativa não possa ser adquirida e que exijam rapidez, quando não há tempo para esperar até que todo um parcelamento seja quitado, o que liberaria a CND comum.
Sua empresa está com todas as certidões negativas em dia? Alguma citada acima e obrigatória não pode ser obtida? Se está com problemas em relação a esse assunto, deixe sua dúvida nos comentários ou contate-nos.