Notas fiscais têm prazo para cancelamento. Por isso, em algumas situações a carta de correção da nota de serviços surge como alternativa para realização de mudanças no documento original após passado esse prazo. Em outros casos, ela pode servir somente para que uma simples retificação seja feita sem necessidade de cancelamento da nota e emissão de outra.
Como a nota fiscal de serviços é de competência municipal, as leis que regulam esses documentos são específicas de cada cidade. Porém, há diretrizes que são de uso geral, as quais explicaremos neste post para quando você precisar emitir uma carta de correção.
Dados que podem ser corrigidos
Quase todas as informações da nota original podem ser retificadas. Veja:
- nome, endereço e dados de contato do tomador dos serviços;
- descrição dos serviços;
- forma e status de pagamento;
- dados adicionais e referências, como número da fatura de cobrança do serviço e informações bancárias para pagamento.
Nenhuma informação que modifique critérios relacionados a valores e identificação cadastral do cliente podem ser modificados pela carta. Por exemplo, o CNPJ do tomador não pode ser alterado dessa forma, assim como o valor do serviço e os impostos destacados.
Outro item que não permite correção pela carta é a data de emissão, pois tem relação com o período de apuração dos tributos da empresa.
Na hipótese de alguma informação não autorizada necessitar de retificação se faz necessário cancelar o documento originalmente transmitido e emitir outro com os dados corretos.
Emissão da carta de correção da nota de serviços
Primeiramente, seja em sistema de emissão pago ou pela plataforma gratuita da prefeitura, é preciso ir à funcionalidade de emissão da carta e fazer o processo dentro dela.
No preenchimento, o emitente tem de referenciar a nota original com seu número e sua chave de acesso, que podem ser encontrados no topo do documento fiscal a ser corrigido. Na parte de correção deve-se informar o campo a ser retificado e a informação correta que tem de substituir a anteriormente colocada.
Depois disso, basta fazer o envio/transmissão e anexar a carta emitida à sua nota fiscal corrigida, sem esquecer do arquivo XML.
Dependendo de qual é a ferramenta de documentos fiscais utilizada, já são apresentados os campos autorizados à correção para preenchimento diretamente neles.
Se for necessário, é possível emitir duas ou mais cartas para uma mesma nota fiscal.
Normalmente, o prazo para a correção de um documento é de 30 dias após a sua emissão.
Além de enviar a carta ao cliente e armazená-la internamente junto ao documento original, é importante disponibilizá-la ao contador para que ele a coloque na escrituração fiscal em anexo.
Efeitos da emissão incorreta da carta
Se o emitente tentar corrigir dados não autorizados isso gerará efeitos práticos negativos para ele próprio e/ou para seu cliente. Isso porque a carta de correção da nota de serviços não tem o mesmo valor fiscal do documento original.
A alteração do CNPJ modifica o tomador, pois cada cadastro é um estabelecimento individual e isso vale também para filiais, que têm suas próprias escriturações contábeis. Ou seja, ao retificar o CNPJ impede-se que o destinatário da nota contabilize a despesa e lance o documento em suas escriturações, pois precisa fazer os registros no CNPJ que consta na nota fiscal.
Quanto aos valores, se modificados alteram também as apurações. Então, na prática, a carta registraria o valor certo do serviço e a base de cálculo correta do Imposto Sobre Serviços (ISS), enquanto que a nota demonstraria outro número, o incorreto. Assim, a apuração dos impostos seria feita com a base errada.
A data de emissão não pode ser alterada por carta também por questões tributárias, já que uma data diferente pode mudar o período de apuração do valor da nota. Na hipótese, o imposto do documento em questão seria calculado para o período equivocado.
Em resumo, a carta de correção da nota de serviços não pode servir como base para rotinas contábeis e fiscais oficiais, daí a impossibilidade de ela modificar dados que impactam diretamente nos resultados e registros dessas rotinas.
E se você tem clientes no exterior, o que demanda alguns cuidados a mais com os documentos, veja como emitir a nota de serviços exportados corretamente para não precisar de cancelamentos e correções.