Vai abrir uma empresa? Conheça 7 obrigações de um empreendedor

Ter um projeto de negócio e colocá-lo em funcionamento é o primeiro passo de qualquer empreendedor. Mas o ato de empreender vai além de pensar nas atividades, estabelecer metas, prospectar clientes, contratar funcionários e gerenciar as finanças. Pois as obrigações legais que envolvem a decisão de abrir uma empresa não podem ser desprezadas. E cumpri-las é essencial para que não se tenha problemas com a fiscalização.

Desde o momento da abertura até os fechamentos mensais e anuais, todas as práticas têm de seguir critérios e processos estabelecidos e exigidos por órgãos públicos. E negligenciar, omitir ou até atrasar qualquer exigência pode gerar multas.

Então, saiba agora quais são as obrigações com as quais um empresário deve se preocupar e evite as penalizações do Fisco.

1. Proceder corretamente com a constituição da empresa

Para poder iniciar as atividades é necessário ter a empresa formalizada em diferentes órgãos, como prefeitura, Junta Comercial, Receita Federal e Secretaria da Fazenda estadual. Porque o funcionamento apenas está legalizado após os seguintes documentos serem emitidos, depois de todos os procedimentos necessários para suas emissões serem feitos e aprovados:

• Certidão de viabilidade e zoneamento;
• Contrato social ou Requerimento de Empresário;
• Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
• Inscrição Estadual, se for um comércio ou uma indústria;
• Laudo dos bombeiros para o local de instalação da empresa;
• Alvará.

Além de serem exigidos, há processos intermediários para suas emissões. E alguns registros ainda dependem da existência de outros.

Por exemplo, antes de submeter um contrato social ou Requerimento de Empresário à Junta, é preciso fazer pesquisa e reserva do nome empresarial. Depois, para emissão do alvará, é necessário que a certidão de viabilidade e zoneamento, o laudo dos bombeiros, o CNPJ e o contrato sejam apresentados.

2. Solicitar autorização para emissão de notas fiscais

Antes de emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a empresa tem de se cadastrar como emissora na Secretaria da Fazenda de seu estado — nos ambientes de teste e homologação.

Para a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), o pedido, caso seja necessário, deve ser feito na prefeitura da cidade onde o negócio está localizado. Porém, cada município tem suas próprias regras. Então, deve-se pedir instruções com o setor de fiscalização municipal antes de qualquer ação.

3. Escolher o regime tributário

Fazer tal opção não é simples. Critérios como atividades do negócio, número de funcionários, faturamento e margem de lucro precisam ser analisados antes da decisão. E em relação aos regimes existentes, os impostos e as declarações exigidas — referentes a faturamento e tributos — devem ser observados.

Além dessa importante escolha, o planejamento tributário deve ser feito logo ao abrir uma empresa. Porque é esse planejamento que possibilita ao empresário fazer a melhor opção pelo regime de tributação. E permite ainda encontrar formas de, dentro do que é permitido na legislação, reduzir os impostos a serem pagos.

4. Processar a folha de pagamento

Definir funções e salários é só a primeira parte de contratar funcionários — e a mais simples.

Depois que os contratados estão desempenhando suas funções, a folha de pagamento precisa ser processada e transmitida ao Fisco mensalmente. Isso inclui

• Calcular todos os vencimentos, descontos, impostos e contribuições sem erros;
• Gerar as informações resultantes dos cálculos em relatórios e arquivos a serem transmitidos para Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho e demais órgãos.
• Gerar as guias de pagamento do FGTS e da Previdência social, após as transmissões acima;
• Transmitir o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) da empresa;
• Transmitir anualmente a Relação Anual de Informações Socioeconômicas (RAIS), com dados da folha de pagamento de todo o ano anterior.

5. Fazer a escrituração contábil

A contabilidade da empresa é ao mesmo tempo uma obrigação e uma ferramenta de auxílio à gestão. Ela ajuda o empresário a tomar decisões e analisar a situação da empresa no momento, no passado e para o futuro.

E para que a escrituração esteja correta, atendendo às exigências do Fisco e sendo útil para gerenciar o negócio, os seguintes procedimentos têm de ser seguidos:

• Organização dos documentos econômico-financeiros da empresa, separando-os em ocorrências relativas a resultados e modificação do patrimônio;
• Correto lançamento dos fatos e provisionamento daqueles que exigem tal processo;
• Emissão do balancete mensal para conferência dos saldos de débitos e créditos, que podem revelar qualquer erro de lançamento;
• No encerramento anual, conferência dos débitos e créditos — além de ativos e passivos — antes da emissão de livros e demonstrações contábeis.

6. Entregar as declarações de estado e município

Além das obrigações acessórias federais, exigidas pelo regime tributário, abrir uma empresa obriga os responsáveis por ela a se informarem regionalmente para não omitirem declarações.

Por exemplo, os prestadores de serviços, além de pagarem o Imposto Sobre Serviços (ISS), devem entregar a obrigação exigida pela prefeitura que informa as apurações e os pagamentos desse tributo.

Já os estados contam com entregas específicas relativas ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). São os impostos para comércios e indústrias. Porém, dependendo do regime escolhido, o empreendimento pode ser dispensado de transmitir algumas delas, como a Escrituração Fiscal Digital (EFD) do IPI e do ICMS.

7. Conhecer a agenda tributária

Todas as obrigações que citamos até agora possuem prazos de transmissão e pagamento. E caso não sejam respeitados, a empresa é multada e tem as suas Certidões Negativas de Débitos (CNDs) suspensas. E essas certidões sempre devem ser mantidas e estarem dentro da validade.

Por isso, organizar os documentos deve ser prática rotineira, assim como agir antecipadamente para cumprir as exigências dentro dos prazos.

E acompanhar a agenda tributária da Receita Federal é essencial. Mas é preciso que o acompanhamento identifique quais tópicos da agenda são referentes ao negócio .

Por todas essas obrigações complexas, além de outras que podem surgir, é fundamental contar com um escritório de contabilidade que atenda a todas as necessidades do empreendimento e ainda sirva como uma consultoria. Assim, o empresário não corre riscos em momentos de incertezas e de fazer escolhas.

Você pretende abrir uma empresa? Tem dúvidas quanto à sua constituição ou manutenção das obrigações? Deixe suas perguntas nos comentários para que possamos ajudá-lo.