A gestão de uma clínica vai além do atendimento aos pacientes, envolvendo também fatores de engrenagem empresarial, como burocracia, tecnologia, infraestrutura e finanças. Manter todas essas funções internalizadas, com equipe própria e compra ou locação de ferramentas e ativos físicos e digitais, aumenta consideravelmente o custo operacional e ainda desvia o foco das atividades principais.
A terceirização de serviços na clínica serve tanto para reduzir custos quanto para tornar as diversas tarefas secundárias mais eficientes. A empresa troca gastos fixos elevados por despesas controladas e menores, ganhando acesso a tecnologias melhores para cada tipo de trabalho e apoio de fornecedores e profissionais especializados nos diferentes nichos terceirizados.
Veja os principais pontos de outsourcing aos quais empresas médicas podem aderir.
Contabilidade
Manter um contador ou uma equipe contábil interna exige salários, computadores, softwares e atualizações constantes quanto à legislação e seus movimentos. Ao terceirizar para um escritório de contabilidade especializado na área da saúde, como a ContabNet, obtém-se vantagens imediatas:
- planejamento tributário eficiente, feito junto a contadores que entendem do setor e sabem como aplicar estratégias legais para reduzir a carga de impostos e até burocracias.
- menos custos com pessoal;
- mitigação de riscos, pois o escritório assume a responsabilidade civil e técnica pela entrega de obrigações acessórias;
- uso adequado de recursos: paga-se uma mensalidade condizente com as obrigações e carga de trabalho fiscal, trabalhista e tributário ao invés de a empresa gastar mais do que o necessário em salários e infraestrutura.
Limpeza e conservação
A higienização de ambientes clínicos exige o cumprimento rigoroso de normas da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), controle de infecção cruzada, manejo correto de resíduos e uso de equipamentos de proteção individual (EPIs) adequados.
Mesmo assim, a terceirização de atividades na clínica pode se estender para limpeza e conservação, principalmente se o prestador for especializado nas necessidades de tais ambientes.
Estes são alguns bons motivos para a contratação:
- cobertura imediata de faltas: se um funcionário não comparece, a terceirizada prontamente pode substituí-lo por outro profissional treinado;
- insumos inclusos: o comum é que materiais e produtos de limpeza estejam incluídos nas contratações, gerando menos gastos com compras e eliminando tarefas de gestão de estoque com esses itens;
- pessoas capacitadas: os profissionais já chegam sabendo como higienizar consultórios, salas de exames, banheiros e demais locais conforme suas especificidades, minimizando riscos de contaminação e sanções da vigilância sanitária.
Marketing
Uma estratégia de marketing, especialmente digital, é fundamental para atrair novos pacientes. No entanto, o marketing na saúde possui regras éticas estritas ditadas pelos órgãos de classe.
Ainda assim, o trabalho pode entrar no outsourcing para não ser necessário despender de tantos recursos com computadores, celulares, softwares e profissionais internos. Como na contabilidade, clínicas, consultórios e médicos PJ podem contar com agências focadas em ações eficientes para atração de pacientes e que sabem tomar os devidos cuidados para não desrespeitar diretrizes do marketing médico.
TI (Tecnologia da Informação)
Prontuários eletrônicos, sistemas de agendamento em nuvem, Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), segurança de redes contra ataques cibernéticos e funcionamento de computadores e roteadores. A infraestrutura tecnológica precisa ser robusta e não pode falhar.
Porém, ter um técnico de TI esperando por alguma ocorrência é um desperdício de recursos. E na maioria das vezes, estabelecimentos de pequeno porte não demandam hardwares, softwares e nuvem para uso exclusivo e alocados em setor interno.
Tudo o que for necessário em termos técnicos e legais pode ser contratado sob demanda para evitar gastos excessivos, deixando as aquisições somente para itens indispensáveis, como computadores de recepção e salas, roteadores e cabos diversos.
Manutenção predial
A estrutura física da clínica precisa estar impecável. Isso envolve a manutenção preventiva e corretiva de ar-condicionado, rede elétrica, pintura, hidráulica e calibração de equipamentos médicos específicos.
Ao invés de contratar um “faz-tudo” fixo, uma equipe de manutenção ou pontualmente prestadores de serviços para necessidades individuais, o consultório ou clínica pode ter contrato com uma empresa de manutenção predial em geral, que faz visitas conforme a frequência acordada para revisões e prevenção de problemas, ficando disponível também para chamados diante de ocorrências imprevistas.
Essa mesma prestadora pode ainda fornecer os laudos técnicos possivelmente exigidos pela fiscalização, como o Corpo de Bombeiros.
Atendimento e recepção para algumas tarefas
Embora a presença de um recepcionista seja indispensável para acolher e receber os pacientes que chegam, existem tarefas paralelas que sobrecarregam esse profissional, prejudicando o atendimento no balcão. Funções como confirmação de consultas, atendimento de WhatsApp, remarcações e triagem de ligações podem entrar no outsourcing e até serem automatizadas.
A terceirização parcial pode ocorrer via assistentes virtuais e sistemas específicos:
- central de atendimento ou assistente virtual para nenhuma ligação ou mensagem de paciente em potencial ser perdida enquanto a recepção está em atendimento físico;
- confirmações automáticas de agendamentos e retornos;
- agenda dinâmica.
Serviços médicos via contratação de PJs
A terceirização de atividades na clínica ou no consultório pode chegar aos serviços oferecidos, o que a lei permite.
Contratar profissionais de saúde pelo modelo da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) gera encargos e direitos a serem pagos, gastos adicionais que podem ser dispensados pela contratação de médicos PJ, especialmente se a demanda não for suficiente para que profissionais de diferentes especializações se mantenham ocupados diariamente em diferentes turnos.
Em relação a esse tópico, é muito importante que a empresa não faça contratações de autônomos somente de forma disfarçada para ter menos custos, lidando com eles como se fossem empregados na modalidade CLT.
Por exemplo, funcionários PJ não podem ter horários de entrada e saída controlados em sistema de ponto, o que é permitido para CLTs. No caso de a clínica contratante tratar o autônomo com empregado, e havendo provas, ela pode ser obrigada judicialmente a pagar os direitos trabalhistas do profissional desde o início do seu trabalho.
Procedimentos específicos e menos frequentes
Muitas clínicas perdem dinheiro ao tentar oferecer inúmeros tipos de exames e procedimentos em sua estrutura própria. Comprar equipamentos caros de última geração que serão utilizados apenas poucas vezes na semana ou no mês gera uma ociosidade de capital, além de custos com manutenção de aparelhos e pessoal que não geram o devido retorno.
A solução inteligente é a terceirização desses diagnósticos, exames e procedimentos menos frequentes. Isso pode ser feito com locação de equipamentos, contratações esporádicas de profissionais técnicos/operadores e parcerias com laboratórios e outras empresas focadas em diagnósticos e exames.
Independentemente das decisões tomadas, a terceirização de serviços na clínica não pode significar abrir mão de qualidade e de abrangência no atendimento. Por isso, cada caso e possibilidade deve receber a própria análise para que os responsáveis entendam se é possível chegar aos objetivos: redução de custos sem nenhuma perda operacional.
E se você quer aumentar o nível de controle sobre as finanças do seu negócio da área da saúde, veja 9 indicadores financeiros importantes para clínicas e consultórios.