Além do estoque comum a ser gerido, uma clínica pode demandar também cuidados especiais com o gerenciamento de medicamentos, tornando o trabalho mais criterioso no quesito segurança de armazenamento e movimentação de itens.
Então, pode ser necessário estruturar a gestão de estoque na clínica com rotinas e controles específicos para parte do volume monitorado, a de medicamentos, por questões de farmacovigilância.
A seguir, vamos abordar técnicas e ferramentas eficientes para gerir estoques tanto de fármacos quanto de outros itens.
Estoque de medicamentos
Controle do ambiente
O ambiente de armazenamento deve seguir normas sanitárias e práticas relacionadas a elas, como controle contínuo de temperatura e umidade, boa organização física e padrão de identificação de itens, de preferência com implementação de sistema de monitoramento automatizado.
Inclusive, é importante que entre as funcionalidades dos sistemas esteja a rastreabilidade das condições ambientais com registros para geração de relatórios destinados aos órgãos de fiscalização.
Controle de vencimentos e lotes
Para posicionamento e uso das unidades o ideal é organizar as embalagens por vencimento, deixando as com datas de validade mais próximas prontas para serem usadas primeiro. No controle informatizado, seja em ERP ou sistema de gestão de estoque, é preciso contar com recursos como acompanhamento em tempo real de números, monitoramento de lotes e emissão de alertas.
Também é importante que a pesquisa acerca de nomes, registros sanitários, vencimentos e lotes seja facilitada, assim como a localização física de vacinas e remédios pesquisados (rastreabilidade). Por exemplo, se uma fornecedora alerta sobre a necessidade de recolhimento de determinado lote por problemas de fabricação, isso tem de ser feito imediatamente.
Cuidado com sazonalidades
Em períodos mais frios aumenta a incidência de doenças respiratórias. Então, caso o estabelecimento lide com essas demandas, a gestão de estoque da clínica deve reforçar o volume de medicamentos voltados ao tratamento de tais enfermidades.
Segurança no manuseio
A farmacovigilância envolve não apenas o uso de EPIs e cumprimento de normas de biossegurança, mas também a capacitação da equipe e o controle rigoroso de processos de recebimento, armazenamento e movimentação.
As embalagens devem receber cuidado para que mantenham a integridade, pois remédios expostos, como em embalagens extraviadas, não podem ser ministrados. E os funcionários devem ser instruídos a descartar medicamentos nesses casos, com o devido registro de cada ocorrência, mesmo que isso signifique perda para a empresa.
Estoque em geral
Níveis mínimo e máximo
A definição de níveis de estoque deve ser baseada em indicadores como consumo médio, giro de estoque e lead time de fornecedores.
Os volumes estocados nunca podem ficar abaixo do mínimo considerado ideal para as atividades do local, sob risco de falta de materiais médicos e outros itens para o trabalho dos funcionários. Já o nível máximo não deve ser ultrapassado, pois significa saldo de caixa parado no armazenamento e, se algo perecível for comprado em demasia, pode ocorrer prejuízo por perdas.
Indicadores de estoque
Os indicadores são métricas essenciais para o gerenciamento e servem como base para a tomada de decisões, como a definição de níveis mínimo e máximo que citamos no tópico acima.
Um erro que deve ser evitado ao escolher indicadores a serem monitorados é elencar muitos números. O responsável deve se ater ao mínimo possível, sem negligências, assegurando que cada um é útil: demonstra fatos com clareza e ajuda a tomada de decisões na prática.
Contrato de fornecimento
O contrato de fornecimento conta com cláusulas que determinam necessidades específicas do comprador que o fornecedor deve atender, além de poder celebrar valores mais baixos em contrapartida a compras programadas e/ou acordo de relação comercial de longo prazo.
Isso dá uma segurança maior para a clínica em relação ao recebimento de mercadorias dentro dos prazos e dos volumes desejados. Dependendo da infraestrutura e da forma de trabalho do fornecedor, a empresa pode contar ainda com apoio em suas rotinas, como por meio de Vendor Managed Inventory (VMI), prática na qual ele próprio monitora os números do estoque e faz a reposição automática quando eles se aproximam do nível mínimo.
Automação e informatização
Todos os dados envolvidos nesse trabalho devem ser informatizados. Quanto à automação, deve ser aplicada em todas as tarefas que o estabelecimento conseguir.
Esse investimento reduz o trabalho e garante exatidão nos números registrados e na atualização deles, o que é necessário para um gerenciamento eficiente e manutenção da saúde financeira.
Mesmo para clínicas de pequeno porte, há tecnologias acessíveis, como leitores de códigos de barras e RFID (identificação por radiofrequência), que substituem todo o trabalho manual e ainda geram documentos para leitura dos indicadores de estoque.
Centralização de dados
Independentemente do software usado para gerenciar o estoque, ele deve ser a única base de dados e centro de lançamento de compras, saídas de itens e demais atualizações. Isso porque a não centralização gera problemas como:
- registros duplicados;
- compras desnecessárias;
- pesquisas que levam profissionais a erros;
- não localização de materiais, remédios e outras mercadorias;
- ruído de comunicação entre profissionais e setores;
- impossibilidade de extrair resultados para monitorar indicadores;
- erros em declarações fiscais e contábeis.
Com as ferramentas e práticas citadas, a gestão de estoque de fármacos, materiais médicos, produtos de limpeza, uniformes e itens em geral é feita com eficiência e segurança, junto à manutenção da conformidade legal à qual clínicas devem atender quando lidam com medicamentos e vacinas.Um bom gerenciamento pode servir também para reduzir custos, que sua clínica pode conseguir com essa e outras sete estratégias de diminuição de custos que também abordamos.