Contabilidade online: o guia para escolher o melhor serviço

Passou o tempo em que era preciso ir ao escritório do contador da empresa e entregar os documentos impressos. Há alguns anos já que existem as ferramentas mais diversas para possibilitar relacionamento e trabalho remoto entre contadores e clientes.

Nesse cenário, surgiu a contabilidade online, que tende a ser mais mais barata do que a tradicional e é feita totalmente via internet. Porém, é bom que o gestor de empresa tenha muito cuidado no momento de escolher o seu prestador. Pois, por exemplo, muitos escritórios realmente baixaram seus honorários de serviços contábeis, mas também reduziram a abrangência deles no modo online.

Portanto, se você está pesquisando por um prestador e pretende contratar a contabilidade online, não deixe ler todo nosso post para tomar a melhor decisão pelo seu negócio.

Verifique se a empresa oferece controle colaborativo da contabilidade

Uma ferramenta de gestão contábil colaborativa é aquela que permite que o cliente, assim como seu contador, a qualquer momento consulte as movimentações contábeis e financeiras, não somente obrigações fiscais.

Assim, o empresário pode ver como vão seus resultados, analisar seus saldos e ajudar o profissional contábil na correta classificação de seus registros.

Por mais que o contador seja especialista na sua área, a escrituração contábil sempre ganha qualidade com a participação do responsável pela empresa — que a conhece profundamente e entende cada um de seus detalhes.

E com a participação constante e a qualquer momento, o gestor não precisa esperar pelo recebimento de relatórios ou solicitá-los. Ele pode, quando for necessário, emiti-los e entendê-los bem, para aplicar os documentos na gestão, pelo fato de participado na elaboração.

Saiba se o prestador oferece assessoria no planejamento tributário

Não é porque a contabilidade online é feita de forma remota que não precisa assessorar o cliente na avaliação de regime tributário e impostos. Isso pode sim ser feito. E torna o pagamento de honorários contábeis um investimento pela contrapartida em melhorias internas e economia tributária.

Para que isso seja feito, o escritório que presta serviços pela internet precisa também disponibilizar assessoria além daquela voltada ao cumprimento das obrigações.

Também, diversas formas rápidas e eficientes de comunicação têm de estar à disposição dos clientes, de forma que realmente consigam expor suas necessidades e dúvidas e obtenham respostas. E será o que abordaremos agora.

Pesquise sobre as formas de atendimento disponibilizadas

O atendimento por e-mail é o mais comum e em alguns momentos pode até servir. Mas também há possibilidade que a resposta por esse meio seja demorada, o que o torna ineficiente para determinadas situações.

Procure por uma empresa que ofereça formas de atendimento como Skype e telefone, rápidas e que permitem a conversação por voz.

Contratar empresas que limitam a comunicação pode não revelar problemas no começo, mas posteriormente o responsável pode ficar sem suporte para a resolução de problemas ou esclarecimento de dúvidas emergenciais.

Não foque apenas no preço cobrado

Com o crescimento da contabilidade online e cada vez mais ferramentas existentes para a prestação de tal serviço, o número de contadores a oferecendo multiplicou nos últimos anos.

Diante do crescimento acelerado, a concorrência acirrada fez com que surgissem os serviços online de baixo custo. São pacotes básicos de serviços que não dão real suporte aos empresários, apenas apuram seus impostos e entregam documentos e declarações.

Apesar de essas serem importantes tarefas e escritórios contábeis serem essenciais para suas realizações, não resumem a gestão contábil de um negócio. Por exemplo, o planejamento tributário faz parte da gestão contábil e é fundamental para o bom funcionamento e a economia em tributos.

Verifique a possibilidade de ter apoio na gestão financeira

Tais serviços de baixo custo e limitados, como citamos acima, não dão apoio algum à gestão financeira da empresa, fator do qual dependem muito a manutenção do negócio e seu crescimento.

Então, ao pesquisar por um escritório que atue no online, não descarte a possibilidade de contar com tal diferencial para melhorar os resultados da empresa.

Quer um exemplo de como é possível obter tal suporte? Na ContabNET, temos a gestão financeira integrada à contabilidade, recurso que facilita o gerenciamento das duas áreas, integra seus resultados e agiliza tarefas como:

  • Emissão e recepção de notas fiscais;
  • Emissão e baixa automática de boletos bancários;
  • Gerenciamento de contas a pagar e a receber;
  • Controle e análise de resultados financeiros;
  • Controle de estoque.

Procure por um escritório que forneça contador dedicado

Em alguns escritórios, equipes inteiras especializadas em setores são as responsáveis pelo atendimento dos clientes que pedem uma chamada de Skype ou telefonam. São como equipes de atendimento disponíveis para esclarecimento de dúvidas específicas sobre assuntos ficais, tributários ou trabalhistas.

Com um gerente de conta dedicado, o responsável pela empresa é sempre atendido pelo mesmo profissional, que se dedica às questões do seu negócio continuamente. Dessa forma, cada vez mais o contador fica por dentro de assuntos financeiros e contábeis e até internos do negócio.

Consequentemente, consegue auxiliar o gestor melhor por ter intimidade com a gestão que ele faz e por acompanhá-lo de perto.

Em suma, você preferirá ter um profissional dedicado à sua empresa do que ter uma central de atendimento à disposição.

Verifique a possibilidade de personalizar seu pacote de serviços

Por exemplo, você pode já contar com um bom software de gestão financeira, utilizado há anos, e estar precisando apenas de um bom contador e apoio à gestão. Neste caso, a prestadora escolhida precisa se adaptar às suas necessidades, ser personalizada.

Caso não haja tal possibilidade, duas situações podem ocorrer:

  • Ter de escolher um pacote menor, que deixa a desejar pela falta de suporte à gestão e serviços extras;
  • Ou ter de escolher por um pacote fechado maior, do qual alguns itens não serão utilizados — o que significa desperdício de dinheiro.

Observando as situações, mais um benefício da personalização, depois dela própria, se revela: o ajuste de preço. Porque a contratação personalizada vem com a cobrança personalizada, levando em conta serviços disponibilizados, demanda do negócio e seu tamanho.

Procure conhecer as ferramentas utilizadas pelo escritório

Isso ainda é pouco praticado, mas é muito importante. Todo empresário deve buscar conhecer a infraestrutura de ferramentas que o prestador mantém para atender aos clientes, pois pode ser a diferença entre descartar um candidato ruim rapidamente ou contratá-lo e arrepender-se posteriormente.

Entre no site do escritório de contabilidade e explore os serviços e as ferramentas utilizadas. Analise-as, busque referências e procure entender todos os recursos existentes e como eles podem lhe ajudar. E não deixe de procurar saber se a usabilidade é facilitada.

Melhor ainda, entre em contato com a empresa e solicite uma reunião, que pode ser online, de demonstração dos programas em funcionamento.

Verifique o nível de segurança dos dados

Neste momento, o ideal é que você aproveite para também saber qual é o nível de segurança das ferramentas, pois cada vez mais empresas sofrem com ataques e sequestros de dados.

De preferência, a segurança deve ser de nível bancário — com as informações protegidas pelos mais avançados certificados e sistemas de segurança digitais. E backups em nuvem de dados precisam ser constantes.

Entenda como funcionam os serviços extras

Como serviços extras de contabilidade podemos citar:

  • Emissão de certidões negativas de débitos fiscais, tributários e trabalhistas;
  • Emissão de comprovante de faturamento da empresa;
  • Emissão de segunda via de guias de pagamento;
  • Envio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • E rescisões de funcionários.

Há muitos prestadores que cobram por determinados serviços extras, o que pode fazer as mensalidades ficarem muito altas em alguns meses. Mas, de fato, esses ainda são serviços básicos que podem ser oferecidos. E o empresário pode precisar deles algumas vezes ao ano.

Procure por um escritório que já os inclua em seu pacote de serviços personalizado. Dessa forma, garante-se atendimento a mais necessidades do negócio e a despesa não se torna variável.

Achou importante os pontos que abordamos? Certamente eles impactarão positiva ou negativamente na sua empresa em algum momento.

Então, não perca a oportunidade de conhecer uma contabilidade online com os pontos positivos e essenciais que citamos no post. Solicite sua proposta personalizada.

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