No Brasil, chamamos o documento de fatura invoice de serviços, mas a tradução de invoice é literalmente “fatura”. Esse documento é o que oficializa a cobrança de um serviço prestado por uma empresa brasileira a uma pessoa física ou jurídica situada em outro país, obrigatória para operações equivalentes a US$ 3 mil ou mais em dólares estadunidenses ou outra moeda.
As pessoas físicas que prestam serviços para fora do país não precisam emitir o documento, e a emissão para empresas em casos que não chegam ao valor citado acima é opcional, mas os tomadores dos serviços normalmente exigem que a invoice seja enviada.
Portanto, se você presta serviços internacionalmente com CNPJ, precisa saber como funciona essa fatura para estar preparado, independentemente dos valores das transações.
Dados da fatura
Várias informações são necessárias nessa fatura, incluindo dados da operação e da nota fiscal:
- data e número da fatura;
- razão social e endereço dos envolvidos;
- descrição do produto ou serviço e seu NCM;
- valores unitário e total dos serviços;
- moeda de pagamento da transação;
- meio e forma de pagamento;
- condições específicas de realização do negócio, se existirem.
Forma de emissão
A fatura invoice de serviços pode ser criada e redigida totalmente pelo emissor, assim como um modelo pronto pode ser baixado e preenchido ou personalizado. Há ainda a opção de usar a funcionalidade de gerador de invoice, que alguns softwares voltados a exportadores de serviços oferecem para seus usuários.
O importante é que nenhuma informação citada acima seja omitida e que ela seja escrita em inglês ou no idioma do tomador do serviço.
Outro cuidado necessário é a emissão em mais de uma via, todas assinadas e carimbadas pelo sócio responsável pela empresa ou outro profissional representante dela.
Como dito na introdução, há um critério de valores para obrigatoriedade de emissão da invoice. Porém, o governo pode acabar exigindo sua emissão mesmo em situações nas quais os valores não geram obrigatoriedade por razões específicas colocadas pelos agentes públicos.
Documentos que acompanham a invoice
Commercial invoice
Também chamada de fatura comercial, ela equivale a uma nota fiscal para o âmbito internacional, devendo ser emitida logo após o aceite da fatura invoice de serviços. Os dados da commercial invoice são os mesmos da fatura, e o número da fatura invoice precisa ser referenciado na fatura comercial.
Não havendo o aceite da invoice, a fatura commercial não pode ser emitida e deve ser corrigida ou modificada para aprovação e posterior elaboração e envio da commercial.
Nota fiscal
A nota de serviços, apesar da emissão da commercial invoice, também precisa obrigatoriamente acompanhar a operação internacional. Ela é preenchida e emitida normalmente, como nas transações nacionais, apenas com adição de informações específicas da operação entre países.
O documento fiscal pode ser entregue juntamente com a commercial invoice, somente depois do aceite da fatura invoice de serviços.
Declaração no Siscoserv
O Siscoserv foi desligado em agosto de 2020. Desde então, nenhum exportador de serviços ou produtos precisa se preocupar com essa declaração.
Proforma invoice
Aqui temos mais um tipo de invoice, mas que não acompanha ou oficializa alguma transação. Ela funciona como registro da intenção de negócio entre as partes e pode ser utilizada como uma proposta comercial ou orçamento, sendo enviada antes de todos os documentos citados até aqui no texto.
Os dados da proforma são os mesmos da fatura invoice, mas alguns não precisam ser exatos. Por exemplo, a identificação das partes tem de ser correta e exata, mas os valores dos serviços são preenchidos em caráter de pretensão ou proposição. Então, a fatura invoice de serviços e a commercial invoice posteriormente podem apresentar valores diferentes da proforma.
Quando algo precisar ser modificado para a aprovação da proforma, o ideal é que uma nova proforma, com informações consolidadas e que serão colocadas nas demais faturas, seja emitida e registrada pelo tomador como aprovada.
Recebimento dos valores da fatura invoice de serviços
A emissão da fatura é condição para receber os valores acordados, mesmo antes do envio dos demais documentos. Mas por regras internas o tomador pode acabar fazendo o pagamento somente após receber a invoice, a comercial e a nota fiscal.
O pagamento ocorre por meio de remessa internacional em banco tradicional ou digital, plataforma de transações internacionais ou conta em casa de câmbio.
Registro na contabilidade
A proforma tem caráter propositivo e de intenção de negócios. Logo, não precisa entrar na escrituração contábil ou ser informada em qualquer declaração, já que não tem valor comercial ou fiscal.
As demais faturas precisam ser registradas na contabilidade junto à nota fiscal. E os documentos que fazem parte de um mesmo negócio são referenciados uns aos outros na escrituração.
Além da fatura invoice de serviços, há mais regras para prestar serviços para o exterior. Então, fique por dentro do que você precisa entender sobre a exportação de serviços.