Descuidar das contas a pagar pode fazer com que a empresa perca acesso a fornecedores, ferramentas e outras necessidades. Já descuidar dos recebíveis pode fazer com que ela não consiga honrar as obrigações.
Logo, as contas a pagar e receber devem ser geridas conjuntamente e com muito cuidado, pois têm potencial de gerar grande impacto negativo no negócio se não forem bem controladas.
Vamos mostrar adiante algumas práticas que precisam ser seguidas nesse gerenciamento e como fazê-lo dentro da contabilidade.
Separar as contas da empresa
Em primeiro lugar, as contas a pagar e receber empresariais devem ser totalmente separadas daquelas do sócio ou proprietário.
Um negócio não consegue ter suas contas controladas com exatidão se entre elas tiver entradas e saídas de dinheiro que não têm o CNPJ como titular e, por isso, não podem ser registradas. E mesmo se forem causarão defasagem ou sobras nos saldos.
Dar atenção aos pequenos gastos
Tickets de estacionamento, notas de refeições ou comprovantes de pagamentos de pedágios muitas vezes são ignorados e não inclusos nas movimentações financeiras da empresa por serem documentos com baixos valores. O problema é que, após um algum tempo, a soma desses comprovantes pode resultar em um valor relevante.
Acontecendo isso, uma sobra poderá ser mostrada em um fechamento de saldo, com dinheiro faltando no caixa e em contas bancárias em relação ao mostrado no controle. Então, como seria possível saber qual foi o destino dessa diferença?
Categorizar receitas e despesas
A categorização serve para que se tenha maior organização de gastos e faturamento e seja possível analisar mais detalhadamente as movimentações, o lucro, a estrutura de custos e demais componentes das finanças do negócio.
Em todo caso, é preciso também ter coerência ao pensar nas categorias e não tornar a gestão financeira mais difícil do que deve ser. Por exemplo, se a startup oferece apenas um produto ou serviço, não tem motivos para categorizar as receitas, sendo que há somente uma — a menos que o responsável queira detalhar as receitas por cliente.
Normalmente, a categorização é uma necessidade maior do registro de despesas que do lançamento do faturamento, pois é comum que haja mais diferenças entre os destinos das saídas do que as origens dos valores das entradas.
Ter um controle de recebíveis planejados e realizados
Recebíveis futuros planejados são aqueles que a empresa espera pelos clientes recorrentes, por parcelamentos de vendas, compensação de cartões de crédito e outras operações com prazos.
A cada prazo gerado, seja por um contrato assinado ou nota fiscal emitida, o recebível tem de ser registrado como realizado, com valor e data. Depois, no recebimento, deve ser efetivado como realizado.
Isso ajuda a ter uma visão das receitas no curto prazo por segurança financeira e a controlar os recebíveis, que podem não ser realizados algumas vezes por uma série de motivos.
Projetar despesas futuras
Registrar uma projeção dos custos também serve para aumentar a segurança financeira da startup, dando a ela uma noção de como as finanças estarão no futuro próximo, junto aos valores de recebíveis projetados, ou projeções de vendas ainda não realizadas.
Outra grande utilidade da projeção dos gastos é a redução das possibilidades de o negócio ficar inadimplente, pois não é pego de surpresa por vencimentos e obrigações.
Como controlar as contas a pagar e receber na contabilidade
Existem práticas que são comuns em muitas empresas, mas que atrapalham o controle das contas e a gestão financeira como um todo. São elas:
- contabilidade incompleta;
- acesso às funções do sistema de contabilidade somente para o contador;
- não participação da empresa na escrituração;
- subutilização da escrituração.
Para mudar esse cenário, atualmente existem sistemas de contabilidade que permitem colaboração da startup na escrituração e livre acesso ao aplicativo, o que torna a contabilidade mais valiosa para os responsáveis pelas finanças da empresa.
Por exemplo, com um sistema desse tipo, a empresa pode compartilhar planilhas com o contador, como as que utiliza para registrar e projetar receitas e despesas, tornando esses registros lançamentos contábeis. Assim, a escrituração agrega informações de ambas as partes envolvidas e torna-se mais completa, forma como pode ser mais valiosa para análises de gestão financeira.
Quanto ao controle das contas foco deste texto em si, é melhor feito com o auxílio do tipo de sistema contábil citado pelos seguintes motivos:
- a emissão de relatórios, inclusive segmentados e detalhados, é facilitada;
- a abrangência da escrituração impede que erros sejam cometidos nas análises e decisões por falta de dados lançados;
- o próprio contador, observando a realidade exatamente da mesma maneira que o empresário, pode dar sugestões ou alertas para a gestão das finanças do negócio;
- o empreendedor elimina o trabalho manual de controle das contas, pois só precisa compartilhar informação com o contador e acessar o sistema para vê-la registrada e organizada.
Para micro e pequenas empresas, que comumente terceirizam os serviços de contabilidade, a área culturalmente foi algo distante dos proprietários e sócios. Isso aconteceu porque o principal objetivo dessa terceirização sempre foi o de atender a prazos e obrigações do Fisco, e não o de ter informação de qualidade e rápida sobre a empresa em mãos para gerenciá-la.
Porém, como mostramos brevemente acima, a contabilidade pode e deve ser utilizada para controlar as contas a pagar e receber. Aliás, seu potencial precisa ser explorado para a gestão financeira no geral e ainda para a empresarial. E softwares com as funcionalidades e abordagem que citamos há pouco são muito importantes para essa mudança de pensamento e aumento do retorno sobre investimento que uma empresa faz mensalmente em serviços de contabilidade.
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