Transações entre empresas de países diferentes envolvem alguns documentos adicionais em relação àqueles negócios feitos nacionalmente. Por isso, escriturar a contabilidade da exportação de serviços requer atenção especial a alguns pontos para que informações não sejam omitidas dos livros contábeis e não ocorram erros no registro dos valores.
O Livro Diário, o Balanço Patrimonial e outros documentos oriundos da contabilidade são o espelho de tudo que acontece dentro de um negócio. Por isso, são importantes para cumprimento de obrigações legais e também para tarefas gerenciais, como uso do Balanço e do Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) para análises de receitas, despesas e lucro.
Lançamento das faturas invoice e commercial
A invoice é o documento comercial de cobrança em operações internacionais, como nos serviços internos são lançados boletos e faturas de cobrança.
Essa fatura precisa ser escriturada na contabilidade, de preferência como provisionamento de um pagamento a receber, que será efetivado contabilmente com o lançamento da operação bancária do depósito internacional.
Da mesma forma, a commercial invoice também precisa ser lançada, já que esse documento funciona como uma nota fiscal no âmbito internacional e sua emissão é obrigatória.
Como a invoice, a commercial e a nota fiscal são três documentos que fazem parte de um mesmo negócio, referentes a um mesmo serviço prestado, elas devem referenciar umas às outras nos históricos de seus lançamentos para que essa identificação seja feita.
Reconhecimento correto do faturamento
Outro cuidado é para que valores não sejam sobrepostos e se somem. Por exemplo, ocorrer a prestação de um serviço ao exterior equivalente a R$ 1 mil e o valor da nota fiscal e de uma das faturas resultarem em soma de R$ 2 mil para o mesmo serviço na conta de faturamento de serviços da contabilidade.
Tecnicamente, temos as contas patrimoniais e de resultado, sendo que os direitos a receber (valores provisionados) fazem parte das contas patrimoniais do ativo, assim como despesas provisionadas em obrigações pertencem ao passivo. Em seguida, os pagamentos e recebimentos devem zerar os saldos provisionados, efetivando as receitas e despesas realizadas e repassando os valores para essas contas de resultados.
Assim, um serviço que foi recebido não pode ter os seus valores somando nas contas patrimoniais e o valor exato líquido, após IOF e outras tarifas da remessa internacional, tem de estar somando no grupo de resultados, mais especificamente na conta de faturamento de serviços.
Variação cambial e emissão das faturas e da nota fiscal
Há muitas dúvidas sobre a variação cambial em relação ao faturamento, pois as cotações das moedas mudam diariamente, enquanto o valor acordado em dólar ou outra cifra segue o mesmo que primeiramente foi acordado até o momento em que o cliente efetiva o pagamento. E a base de cálculo para os impostos tem de ser o exato recebido em reais.
Caso o recebimento seja em dia após a emissão da fatura invoice, o prestador pode acordar com o tomador para emitir a fatura commercial e a nota fiscal no dia do pagamento. Então, os valores dos dois últimos documentos são lançados na contabilidade.
Se um pagamento for recebido somente depois da emissão de todos os documentos, a empresa receberá o mesmo acordado, mas a variação cambial fará com que os valores em reais tenham alguma variação, mesmo que de centavos. Ocorrendo isso, os documentos devem ser escriturados e lançamentos de ajustes precisam ocorrer para que não fiquem inconsistências nos saldos depois de as contas a receber antes provisionadas serem realizadas.
Lançamentos de taxas das transações
Os valores das faturas e das notas fiscais não podem ser lançados na totalidade ou apenas os valores líquidos serem registrados na contabilidade da exportação de serviços.
O que precisa ser feito é o lançamento dos totais brutos, provisionados como contas a receber, e posteriormente os líquidos recebidos juntamente com as taxas que foram descontadas para IOF, serviço bancário e outros gastos. Além disso, cada despesa deve ser lançada em conta própria individualmente, com identificação no histórico do que se trata.
Lançamento de notas fiscais
Não existem muitas diferenças entre o registro de notas para serviços nacionais e internacionais. Um dos pontos de atenção é o que abordamos acima, pois para serviços internacionais é muito comum que existam taxações na fonte.
É importante ter atenção aos históricos dos lançamentos, descrevendo informações adicionais e específicas de operações entre países, como o referenciamento das faturas invoice e commercial.
Cotações de moedas estrangeiras em históricos
As faturas e os documentos fiscais emitidos já são lançados em reais e conforme as cotações de moedas estrangeiras das datas de suas emissões. E não chega a ser uma obrigatoriedade que as cotações constem na escrituração contábil.
Porém, para facilitar a identificação das conversões de moedas tanto por parte de possíveis fiscais quanto por parte de gestores e profissionais para rotinas internas e tarefas gerenciais, faz sentido incluir nos históricos os valores em outras moedas que foram convertidos para o real.
Contas de faturamento separadas
Caso o negócio preste serviços também para dentro do Brasil, é interessante registrar os faturamentos interno e internacional em contas separadas para questões gerenciais como avaliação de receita e lucro em cada modalidade de prestação de serviços.
O mesmo pode ser feito para as despesas de serviços nacionais e exportados, o que torna a análise da estrutura de custos mais detalhada.
Como visto, a contabilidade da exportação de serviços e outros processos desse tipo de prestação têm peculiaridades importantes que devem ser entendidas e observadas. Então, mantenha-se informado seguindo nossas redes sociais: LinkedIn, Instagram, Facebook e Twitter.