Carta de Correção Eletrônica: tudo o que você precisa saber

Junto à criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu a Carta de Correção Eletrônica (CC-e) para permitir às empresas corrigirem ou alterarem dados de documentos quando necessário.

Com o recurso, os criadores do projeto possibilitaram que em muitas situações sejam feitos ajustes de maneira rápida e fácil, sem a necessidade emitir novas notas e fazer cancelamentos.

Neste post, para ajudá-lo a utilizar a CC-e corretamente quando precisar, vamos detalhar todos os pontos dela para você não ter mais nenhuma dúvida sobre o assunto.

Qual é o prazo para emissão?

Conforme a Nota Técnica 2011.004, a correção de nota fiscal pode ocorrer até 30 dias após a emissão.

Além de atentar ao prazo de correção, também é importante não confundi-lo com o prazo de cancelamento de um documento, que é de apenas 7 dias, caso a mercadoria ainda não tenha circulado.

Quando a carta de Correção Eletrônica pode ser utilizada?

São duas situações que permitem a utilização da CC-e: correção e alteração de dados.

Independentemente de qual seja o caso, deve-se conhecer os dados que podem e não podem ser modificados pela carta de correção de nota fiscal eletrônica — o que explicaremos em seguida.

Quando utilizar o estorno de NF-e?

O estorno da nota fiscal serve para quando a CC-e não puder ser usada e ao mesmo o prazo para cancelamento da NF-e já tiver se encerrado. Então, o documento equivocado, apesar de continuar existindo e inalterado, não surte efeitos.

Na prática, o estorno reverte a operação. Ou seja, os produtos da venda retornam para o estoque da empresa, o faturamento da nota não soma ao caixa e os impostos gerados são neutralizados para apuração.

Quando utilizar a nota fiscal complementar?

O nome do recurso é autoexplicativo. A nota complementar serve justamente para que um complemento necessário seja registrado quando a carta de correção não pode ser utilizada e um cancelamento não se faz necessário.

Sendo assim, a operação final e os dados válidos para ela são resultado da soma de NF-e e documento complementar.

Quais dados que podem ser corrigidos ou alterados?

O recurso, apesar de muito útil em alguns momentos, tem limitações. Por exemplo, nenhuma informação que tenha impacto na operação fiscal pode ser modificada.

Os dados nos quais se pode mexer são relacionados a:

• Forma de pagamento e seus detalhes;
• Informações sobre o transportador da mercadoria;
• Descrição de produtos, desde que seja apenas a correção de nomes dos mesmos itens;
• Informações de dados adicionais, como número da ordem de compra que gerou a transação.

Quais dados não podem sofrer alteração?

Agora, a lista fica maior, pois qualquer informação que tenha relação com os seguintes quesitos não pode ser mexida:

• Valores de produtos;
• Base de cálculo de impostos;
• Alíquotas de impostos;
• Valores de impostos;
• Descontos;
• Dados de identificação de destinatário e emitente;
• Informações de frete sobre quantidades, volumes e espécie de carga;
• Quantidades e unidades dos produtos;
• Códigos de classificação e tributação, como o de Classificação Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Ou seja, caso qualquer erro seja cometido em alguns desses campos é preciso cancelar a NF-e e emitir uma nova.

Quantas vezes se pode corrigir a mesma nota?

Para cada documento é permitido emitir no máximo 20 cartas. E todas, da primeira à última, precisam estar dentro de um período de 30 dias a partir da emissão da nota.

Como deve ser descrita a correção feita?

Há apenas um campo para preenchimento das alterações, não importando quais e quantas precisem ser feitas.

O preenchimento deste campo de texto deve ser feito de forma clara, tendo a informação a ser corrigida identificada e a colocação do dado que substituirá o anterior. Por exemplo:

“A placa correta do caminhão da transportadora que fará o frete é YYY-9999, e não YYY-8888.”

Caso haja mais de uma correção para a mesma nota pode-se colocar uma alteração abaixo de outra, em linhas. Ou, se o responsável preferir, cada modificação pode gerar sua própria carta.

O que deve ser feito com a carta e seu arquivo XML?

Como ocorre com notas fiscais, o que representa a carta de correção de NF-e é na verdade o arquivo XML, enquanto aquele documento que pode ser visualizado e impresso é apenas um elemento auxiliar — sem valor fiscal.

Então, tanto o emitente da correção quanto o destinatário devem armazenar o XML por cinco anos. Já o documento auxiliar pode ser armazenado sem obrigatoriedade, caso os envolvidos queiram guardá-lo.

A CC-e precisa acompanhar a NF-e?

Pode ocorrer, como muitas vezes acontece, de a correção ser feita depois de as mercadorias já terem chegado ao destino com o documento fiscal. Ou seja, em algumas ocasiões nem mesmo é possível que a CC-e acompanhe a nota. Porém, a carta e seu XML sempre deverão ser entregues ao destinatário, não importando o momento da emissão.

Por outro lado, se a necessidade de correção for identifica antes da circulação dos produtos, o ideal é que a carta acompanhe a nota.

Como saber se uma CC-e de nota fiscal foi emitida para a empresa?

O funcionamento para recepção de cartas de correção é exatamente igual ao de recebimento das notas fiscais. Geralmente, os emitentes assim que transmitem as cartas logo as enviam, com XML, para os destinatários.

Porém, se o responsável pela empresa suspeitar de que um documento recebido por algum motivo possa ter sido corrigido, ele mesmo pode verificar a situação. Basta acessar o portal da NF-e e digitar a chave de acesso da nota, o que mostrará se uma correção foi feita para ela ou não.

Existe também, como melhor opção, a possibilidade de o negócio contar com uma ferramenta de gestão financeira integrada que busque automaticamente os documentos emitidos para ele.

A ferramenta  mapeia o CNPJ da empresa e encontra qualquer documento no qual ele apareça como destinatário. Então, o sistema baixa o documento auxiliar e o arquivo XML.

Como emitir a Carta de Correção Eletrônica?

Apesar de existirem muitas dúvidas sobre a CC-e, emiti-la é um processo rápido e simples.

Na ferramenta utilizada para emissão de notas é preciso encontrar o documento com informação incorreta e acessá-lo. Depois, dependendo de como for o layout do software, haverá dentro da nota ou na listagem geral a opção para emitir a CC-e, ícone a ser clicado.

Selecionando o documento a ser alterado e a opção de correção, o que acontece em qualquer ferramenta é a abertura de uma janela já preenchida com alguns dados do documento, como:

• Número da nota fiscal;
• Número da chave de acesso;
• Data da correção;
• Dados do emitente.

Na mesma janela estará o espaço para preenchimento de texto, campo que citamos acima e é utilizado para as correções. Então, bastará preenchê-lo, clicar na opção de envio e inserir a senha do certificado digital da empresa para finalizar o procedimento.

Agora que você sabe tudo sobre a Carta de Correção Eletrônica, leia o nosso guia para emissão de notas fiscais e entenda ainda mais do assunto.