XML da nota fiscal: o que é e por que é importante

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi criada em 2007 para modernizar procedimentos e agilizar o trabalho de fiscalização dos órgãos públicos. E nisso, as notas manuais, preenchidas à mão até 2006, foram substituídas por documentos emitidos, recebidos e armazenados de forma totalmente digital.

Dentro do conjunto de procedimentos eletrônicos, uma NF-e gera o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) e arquivo XML da nota fiscal. E é neste momento em que diversas dúvidas surgem e a confusão entre as obrigações e funções desses componentes ocorre.

Se você também tem alguma incerteza sobre as partes de um documento fiscal, acompanhe-nos. Vamos explicar as diferenças entre elas, suas funções e as obrigações que as empresas têm na emissão e na recepção de notas.

O que é o XML da nota fiscal?

O XML é o documento com valor fiscal em versão digital. É um arquivo que contém todos os dados da nota emitida colocados de forma diferente da nota impressa, como se fossem linhas de códigos.

Sua importância se dá pelo fato de que ele é a parte mais importante da emissão, e não o documento que pode ser visualizado. É através do XML que a Secretaria da Fazendo (Sefaz) verifica os dados preenchidos e autoriza ou rejeita a emissão.

Inclusive, caso uma nota impressa ou digitalizada seja perdida, é possível tê-la novamente utilizando o seu XML. Pois alguns programas emissores têm o recurso de ler o arquivo e a partir de uma decodificação dele gerar a nota que pode ser visualizada e impressa.

E se a empresa tiver perdido, ou não recebido, o XML, o caminho inverso também pode ser feito. Basta entrar no portal da NF-e, pesquisar o documento utilizando os 44 dígitos de sua chave de acesso — localizada na parte superior da nota — e baixar o arquivo com certificado digital.

O que significa XML?

Assim como PDF, XML é um formato de arquivo digital. Como foi padronizado nacionalmente na criação da NF-e, o formato XML é o utilizado pelas Secretarias da Fazenda em suas bases de dados de documentos fiscais. Por isso, também é o único formato aceito por programas emissores, por exemplo, no momento de identificar uma nota por seu arquivo eletrônico.

Então, quando se baixa uma nota da Sefaz, ela vem em XML. E se o usuário convertê-la em outro formato, como um documento de texto, não conseguirá fazer a visualização da nota em uma ferramenta que gere o Danfe a partir do arquivo.

Quais são as diferenças entre XML e Danfe?

Danfe é documento fiscal decodificado apenas para visualização e impressão. Tal característica corrobora o que colocamos acima e mostra uma das principais diferenças: enquanto o XML é fundamental, o Danfe é um componente auxiliar.

Por outro lado, a mercadoria sempre tem de ser acompanhada por seu documento, o que o XML da nota fiscal não pode fazer. Portanto, o documento auxiliar tem essa função e seu arquivo não. Mas isso também não tira a obrigatoriedade de o XML ser movimentado. Em toda emissão, normalmente por e-mail, o arquivo deve ser enviado ao cliente.

Agora, uma diferença entre ambos que impacta nos procedimentos internos da empresa: o XML serve para importações de dados e o Danfe não. Isso ocorre porque o Danfe, como representação gráfica do documento fiscal, não consegue ser lido por programas.

Já os arquivos, quando importados, conseguem ser decodificados por softwares de gestão financeira e contábil e passam as informações necessárias para relatórios e declarações.

XML precisa ser armazenado, Danfe não

Separamos um tópico especialmente para esta diferença, pois é a que gera mais dúvidas nos empreendedores.

Legalmente, os arquivos XML devem ser guardados por cinco anos, enquanto os Danfes não precisam de armazenamento. Como componente auxiliar e simples representação visual de uma operação, o Danfe não tem valor fiscal.

Portanto, ainda que possa ser uma boa prática de organização arquivar as notas recebidas, mesmo que apenas digitalmente, não é uma obrigação. Já o XML, que tem valor fiscal, precisa ser armazenado e tem de ser apresentado em possíveis fiscalizações.

Como enviar e receber o XML da nota fiscal

A melhor forma de receber os arquivos é contando com um software emissor que identifique as notas lançadas para a empresa. O recurso, após a identificá-las por rastreamento do CNPJ, importa automaticamente os arquivos para o programa da empresa.

Caso o negócio não tenha um software com tal funcionalidade, pode recebê-los por e-mail e arquivá-los em pastas de computador, pen-drive ou HD externo.

Nas emissões, para clientes que não possuem o recurso de identificação automatizada, e-mails automáticos com os XMLs podem ser enviados do emissor de notas a cada documento autorizado. Para os que possuem, basta emitir e imprimir uma cópia dos Danfes para acompanhar os fretes das mercadorias.

Ainda tem alguma dúvida sobre o XML da nota fiscal, sobre o Danfe, em relação à própria NF-e ou até sobre programas emissores de notas? Deixe nos comentários para podermos ajudá-lo.

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