Tarefas como emitir notas fiscais, organizar cobranças, enviar informações ao contador e outras rotinas administrativas em geral fazem parte do backoffice de qualquer negócio. O que diferencia uma empresa da outra nesse sentido é de que forma essas rotinas funcionam: manualmente ou por meio de backoffice automatizado.
Para empreendimentos que estão começando, recém testando a aceitação no mercado, pode ser uma preocupação para o futuro. Mas para a maioria das empresas esse processo é relevante no dia a dia e, por isso, tem que ser organizado da melhor maneira possível: para ser produtivo e útil na gestão financeira e empresarial. E esse um dos motivos pelos quais cada vez mais negócios estão automatizando a área.
A seguir, vamos mostrar como funciona um backoffice manual e como é a estrutura das rotinas automatizadas para ajudá-lo em uma análise interna bem detalhada.
Como funciona o backoffice manual
Operar manualmente as rotinas administrativas não significa abrir mão de utilizar sistemas, como softwares. As principais características dessa maneira de manter o backoffice são:
- exigência de atenção de profissionais, e tempo, para cada tarefa individualmente;
- falta de integração entre etapas e informações;
- falta de escalabilidade do processo.
Por exemplo, quando uma nota fiscal para um cliente precisa ser emitida, alguém da empresa tem de fazer isso no emissor de notas e depois, em outro sistema, emitir a cobrança do valor ou conferi-la. Depois, esse profissional tem de ir à planilha ou ao sistema que registra o fluxo de caixa para lançar o valor e recalcular o saldo. Posteriormente, no fechamento mensal, é necessário recolher documentos para enviar esse registro e outros ao contador para ele lançá-los na escrituração contábil.
Esse formato toma mais tempo de quem fica responsável pelas tarefas, além de dificultar a organização e facilitar que erros seja cometidos e esquecimento de lançamentos ocorram. Junto a isso, mais trabalho é gerado, como a junção de documentos para envio ao contador e repetidas conferências manuais, o que pode ser eliminado com a automação das rotinas administrativas.
Apesar das aberturas a problemas que existem nas rotinas manuais, e nas vantagens percebidas na automação do backoffice, o processo manual pode ser mantido sem problemas em empreendimentos que gastam menos de uma hora por semana no administrativo pela pouca demanda. Nesse caso, basta redobrar a atenção a números, lançamentos e prazos para evitar possíveis problemas mesmo com baixa demanda.
Como funciona o backoffice automatizado
A semelhança entre o funcionamento anterior e o que explicaremos agora é o uso de sistemas para manutenção das obrigações. Porém, o uso deles é feito mais inteligentemente e de maneira cooperativa, aumentando a produtividade da área e garantindo a exatidão das ações.
Para o mesmo exemplo acima, o processo poderia ser o seguinte: emissão automática da nota a partir da geração da cobrança, ou vice-versa. Quanto ao lançamento do valor no caixa, teria como ser gerado pela nota ou cobrança anterior, e esse lançamento poderia ser compartilhado com o contador para registro na contabilidade.
Ou seja, os procedimentos podem gerar uns aos outros por estarem interligados, motivo pelo qual compartilham e movimentam a informação. E a automação ainda permite um uso melhor, e mais ágil, desses dados na gestão empresarial.
Tudo ocorre com a menor interação humana possível, mas de acordo com as configurações e diretrizes apontadas pelo gestor do negócio.
Integração entre backoffice, gestão financeira e contabilidade
Além de aumentar a produtividade e a inteligência das rotinas administrativas, e minimizar os riscos associados ao processo, o backoffice automatizado faz com que ele, a gestão financeira e a escrituração contábil funcionem de maneira conjunta. Logo, a abrangência de informação e a qualidade dos dados de relatórios contábeis podem ser aproveitados para gerenciar as finanças.
Por exemplo, com a ajuda de uma API ou de um hub de integração de aplicativos, o sistema de cobrança utilizado pelo negócio pode transformar recebimentos de clientes em lançamentos contábeis de faturamento. Em outra possibilidade, o extrato do banco emitido para fazer o fechamento mensal da empresa pode ser exportado, e importado ao sistema de contabilidade, para a movimentação do banco ser atribuída aos registros contábeis.
Como a empresa pode participar da contabilidade nesse ambiente com mais poder decisório, o gestor ou um profissional administrativo indicado por ele pode efetivamente interagir com ela antes dos encerramentos periódicos, de duas formas:
- enviando informações do backoffice para a escrituração, depois revisadas pelo contador por questões contábeis;
- revisando lançamentos feitos pelo escritório para confirmar dados, como valores, datas e históricos de transações.
Com toda essa integração entre as áreas da empresa, e o funcionamento de uma contabilidade colaborativa entre ela e o escritório contábil, cada parte tira o melhor proveito dos dados, da infraestrutura criada e de relatórios.
O profissional contábil, por sua vez, realiza a escrituração sem falta de nenhum dado e a elabora oficialmente como o exigido pelos órgãos de fiscalização. Enquanto isso, o responsável pelo negócio tem acesso à escrituração em linguagem financeira e que facilita o entendimento para si, diferentemente dos pareceres técnicos que o contador utiliza e o Fisco exige receber.
Consequentemente, o empreendedor conta com a ferramenta mais completa possível acerca das finanças empresariais, podendo inclusive emitir relatórios personalizados, simples e que não precisam do profissional contábil para obtenção e análise. Quanto ao escritório que atende à empresa, consegue prestar um serviço melhor e assessorá-la, inclusive proativamente, na gestão financeira e empresarial.
E na sua empresa, como os processos funcionam? Já mapeou as tarefas e as analisou anteriormente para observar se alguma mudança, como a automação do backoffice, é necessária e qualificaria seu negócio? Caso ainda não tenho feito isso, ou precise de ajuda para chegar à melhor conclusão, peça uma avaliação gratuita das suas rotinas para entender quais melhorias podem ser feitas.