Documentos para contabilidade: quais enviar ao contador todo mês

Preciso repassar cópias de todos os documentos para a contabilidade? Será que este recibo precisa mesmo ser enviado ao contador? O escritório deve receber os extratos bancários do meu negócio? Tenho de imprimir todas as notas fiscais?

Essas e outras dúvidas sobre o envio de comprovantes e dados ao escritório de contabilidade são comuns para muitos empreendedores, especialmente quando estão em início de jornada. O fato é que, sim, todas as informações devem ser colocadas ao alcance do contador, mas nem sempre os documentos precisam ser impressos ou mesmo enviados por e-mail ao escritório.

Quer saber o que você precisa repassar à contabilidade, por que e como? Acompanhe o nosso post e veja ainda como tornar esse processo mais eficiente e rápido.

Documentos para contabilidade e registros fiscais

Abaixo, vamos listar quais são os documentos que o contador precisa para fazer a escrituração contábil, envolvendo mudanças patrimoniais e financeiras, e registrar as movimentações fiscais do negócio.

Notas fiscais

Os documentos fiscais são os registros oficiais do faturamento da empresa. Além disso, também comprovam compras, despesas e movimentações de impostos.

Vale lembrar que não é preciso imprimir todas as vias de notas transmitidas e recebidas ou enviar cópias digitalizadas. Basta fornecer uma cópia dos arquivos XML para que os profissionais os importem para os programas que elaboram as obrigações contábeis e fiscais. Ou o escritório pode fazer o download automático das notas utilizando certificado digital.

Dados e cópias de despesas diversas

Água, luz, telefone, internet e aluguel, por exemplo, são despesas que não geram notas fiscais e arquivos XML, mas precisam ser lançadas na contabilidade. Logo, os comprovantes das contas que citamos e de todas as outras possíveis precisam ter cópias enviadas ao contador.

Extratos bancários

Extratos são muito importantes para a manutenção da contabilidade.

Apesar de eles conterem movimentações que já são registradas por outros documentos, são essenciais pelas seguintes razões:

• Realização da conciliação bancária;
• Informe de despesas e receitas financeiras, como ganho de rendimentos em aplicações e pagamentos de tarifas bancárias.

Extratos de meios de pagamentos

Meios de pagamentos podem ser emissores de boletos e máquinas de cartões de crédito, que geram informações fundamentais para a exatidão da escrituração contábil e sua correta realização.

Por exemplo, os recebíveis de cartões têm de ser lançados, o que inclui contas contábeis de caixa, recebíveis e operadora de cartões. Além disso, como não são valores pagos à vista, devem ser provisionados na escrituração — terem seus valores, direitos da empresa, lançados antes que a compensação ocorra e seja registrada, liquidando as ocorrências por completo.

Cópias de pagamentos de impostos e encargos trabalhistas

Esses comprovantes servem para que o contador lance os pagamentos de obrigações e deixe-as liquidadas, pois também são movimentações que exigem provisionamento antes de compensação.

Com as cópias, o contador ainda consegue identificar datas e valores relativos a impostos e encargos e o que possivelmente foi pago em multas e juros, números que exigem lançamentos individualizados. Todos esses dados são obrigatórios em lançamentos, não apenas origem, destino e totais.

Documentos gerados pela contratação de autônomos

O negócio pode, por exemplo, contratar um pintor autônomo para a manutenção da fachada da empresa. No caso, pelo fato de o profissional não ter CNPJ, ele não emite nota fiscal.

Então, as partes celebram um contrato de prestação de serviços e o empreendedor paga o profissional com Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA). Nisso, o contratante retém imposto de renda e contribuição previdenciária na fonte, ficando com a responsabilidade de recolhê-los.

Em qualquer caso como o do exemplo ou semelhante, essas informações geradas precisam ser repassadas ao escritório para realização de registros e apurações pertinentes.

Documentos para registros da folha de pagamentos

Os documentos que citaremos agora não deixam de ser importantes na escrituração contábil, mas são essencialmente ligados a aspectos trabalhistas. Ou seja, primeiro geram as obrigações da folha e, após sua finalização, são transportados para a contabilidade da empresa.

Informações adicionais sobre funcionários e jornadas de trabalho

O escritório que atende à empresa já possui os dados dos funcionários, mas não os acompanha diariamente. Por isso, é dever da empresa informar ocorrências como demissões, horas extras, atestados e faltas, com cópia de documentos e comprovantes, para o contador elaborar a folha de pagamentos corretamente.

Dados de pró-labore

É o empreendedor quem define sua retirada de pró-labore, podendo aumentá-la ou reduzi-la todo mês.

Sempre que qualquer alteração for decidida, ele precisa repassá-la ao escritório pelo fato de alterações impactarem nas incidências de imposto de renda retido e contribuição previdenciária.

Quais documentos não devem ser passados ao contador

Qualquer comprovante ou documento que esteja em nome do empreendedor, pessoa física, não pode ser contabilizado ou entrar nas informações fiscais. Isso porque as contas de empresa e responsável são separadas, uma em CPF e outra em CNPJ, da mesma forma que os registros têm de ser feitos.

Sendo assim, por exemplo, caso o dono do negócio tenha muitos gastos com combustível em visita a clientes e o carro utilizado esteja em seu nome, o combustível gasto não pode entrar na contabilidade. A manutenção do uso de um bem pessoal, em teoria, é feita apenas com dinheiro pessoal.

De qualquer forma, seja qual for o gasto, se não sair das disponibilidades empresariais — caixa, lucro acumulado ou contas bancárias — não pode entrar em seus lançamentos.

Como facilitar o envio de documentos com a contabilidade online

Como padrão, na contabilidade online o empreendedor é atendido remotamente, da mesma forma que faz as entregas de documentos e comprovantes da empresa. É tudo muito fácil, rápido e com o menor custo possível.

Porém, na ContabNET fomos além e qualificamos ainda mais a entrega de documentos para contabilidade, obrigações fiscais e folha de pagamentos. Para isso, aplicamos uma ferramenta nas empresas clientes que ajuda os seus donos a gerenciarem finanças e contabilidade em tempo real e de forma simples.

Quanto ao envio de documentos, ela permite que dados sejam automaticamente passados à escrituração contábil pelo Google Drive ou por planilhas do Google que o responsável utilize. Já os extratos de meios de pagamentos, com muitos dados e um pouco complexos, podem ser lançados automaticamente pela tecnologia.

Ou seja, integrando a ferramenta com os controles internos de movimentações e cópias de documentos do negócio, é possível eliminar a tarefa de junta e envio de dados ao escritório mensalmente.

Sua empresa quer melhorar o processo de envio de documentos para contabilidade ou você ainda tem dúvidas quanto a papéis específicos do seu negócio? Fale com a gente nos comentários para ajudarmos.