Colocar parte do trabalho no automático e eliminar a necessidade de humanos realizarem essa parte aumenta a eficiência da empresa, reduz custos e torna mais seguro o uso de informações, pois a tecnologia garante exatidão. E a automação de tarefas em clínicas e consultórios entrega todos esses resultados aos negócios da área da saúde.
O responsável deve mapear os processos, demandas e tarefas para entender o que precisa e o que pode automatizar, buscando a ferramenta certa para cada caso. Pode ser necessário também integrar soluções tecnológicas, já que às vezes é preciso que duas ou mais trabalhem juntas para se obter o resultado desejado.
Cadastros e suas atualizações
É difícil conseguir automatizar totalmente o cadastramento de cada paciente e a atualização dos dados registrados, mas o trabalho pode sim ser facilitado e agilizado.
Empresas que marcam consultas, solicitando informações, via site, redes sociais e WhatsApp podem configurar a exportação dos dados dessa fontes e a importação deles para o sistema que mantém o cadastro geral.
Para as atualizações, pode-se programar lembretes a serem enviados aos pacientes para que revisem e, se necessário, mandem novos dados. Caso o estabelecimento ofereça portal do cliente ou alguma outra funcionalidade desse tipo, os pacientes podem ser notificados para que atualizem as informações no portal, as deixando automaticamente atualizadas no sistema interno.
Confirmação de consultas
Essa prática é importante para reduzir a taxa de no-show, problema que gera prejuízo para o negócio.
Como esse trabalho gasta muito tempo se for feito pelos atendentes, e ainda podem ocorrer esquecimentos, a melhor forma de realizá-lo é utilizando a tecnologia para mandar lembretes, de preferência solicitando confirmação ou cancelamento em apenas um clique, um dia antes de cada atendimento agendado.
Emissão de notas fiscais
As notas fiscais podem ser emitidas a partir dos dados cadastrais, sem que seja necessário preencher totalmente cada uma delas.
Integrando a ferramenta de emissão de notas ao sistema que mantém o cadastro, caso não seja o mesmo para as duas funções, os documentos podem ser preenchidos quase totalmente, bastando finalizá-los com valores e descrições de serviços.
Controle de licenças
A automação de tarefas em clínicas e consultórios pode ajudar a manter a conformidade legal. Basta que sejam ativados lembretes, com pelo menos um mês de antecedência, em relação aos vencimentos das licenças, como sanitárias e alvará de funcionamento.
O envio de dados e documentos e os pagamentos infelizmente não podem ser automatizados, já que dependem de processos feitos junto aos órgãos públicos.
Registros financeiros
Os lançamentos de recebimentos e pagamentos efetuados não precisam ocorrer um a um, por meio de digitação. Por meio de integração nativa, direta ou via algum mecanismo integrador, cada nota fiscal emitida ou recebida pode automaticamente gera o devido lançamento no fluxo de caixa e em outros controles financeiros, inclusive com descrição das operações.
Gestão de estoque e vencimentos
Os vencimentos de vacinas, medicamentos e outros produtos perecíveis também podem contar com aviso antecipado, tanto para prevenção de perdas quanto por questões de farmacovigilância e biossegurança.
Em geral, para todo o tipo de item, a gestão de estoque pode ter também notificações sobre níveis mínimos de estoque, alertando o responsável pela área sobre a necessidade de fazer novos pedidos aos fornecedores.
Dependendo da demanda da empresa e da estrutura oferecida pelos fornecedores, é interessante e possível automatizar as reposições em si. Funcionamento por meio do gerenciamento feito pelos fornecedores junto ao estabelecimento, com os fornecedores identificando a chegada a níveis mínimos, via compartilhamento de dados, e já entregando reposições sem necessidade de realização de pedidos.
Agendas médicas
Primeiramente, é necessário implementar um software de informatização da agenda médica. Depois, ela deve ser integrada aos canais digitais oferecidos aos pacientes para verificação de datas e horários disponíveis, permitindo a eles marcarem seus atendimentos por conta própria, sem intervenção de um profissional da empresa e com notificação para o profissional designado em cada atendimento.
Consultas, exames e procedimentos marcados presencialmente, como quando um paciente sai da consulta e precisa marcar um exame recomendado pelo médico, continuam sendo marcadas manual e individualmente, mas grande parte do trabalho ainda é eliminado.
Extração de dados para declarações
Se a empresa não for do Simples Nacional, ela fica obrigada a entregar as declarações do grupo do Sped Fiscal, que são complexas e exigem muitas informações, além de terem seus próprios layouts de preenchimento.
Para extrair mais rápida e facilmente os dados e automatizar o preenchimento, o negócio pode fazer a importação nos sistemas que utiliza para registros financeiros e de notas fiscais. O arquivo deve ser gerado em formato compatível com a declaração em questão a ser preenchida, conforme as exigências de seu programa gerador.
Comunicação de cuidados pós-atendimento
Há cuidados que não demandam retorno presencial do paciente e podem ser feitos mesmo sem contato remoto entre ele e o profissional responsável. Por exemplo, após um procedimento pode existir a régua de comunicação predefinida a ser enviada com as seguintes mensagens:
- após 7 dias: o medicamento A já pode ser suspenso, mas o B ainda deve ser ministrado de acordo com a orientação recebida;
- após 13 dias: amanhã é o dia de tirar os pontos na clínica;
- após 15 dias: o remédio B já pode ser suspenso também;
- após 29 dias: amanhã é o último dia do período de atestado para afastamento do trabalho.
Parte dos ganhos obtidos com a automação de tarefas em clínicas e consultórios é puramente interna, administrativa, mas existe o impacto financeiro de redução de custos e, principalmente, o retorno no aumento da qualidade dos serviços, como manter presença relembrando orientações dadas após procedimentos, como abordamos no último tópico.
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