Gestão eletrônica de documentos: o que é e como fazer

Mesmo com muitos recursos existentes atualmente para gerenciar documentos, ainda há empresas que empilham papéis nas mesas e contam com diversos arquivos aleatórios e nomeados de qualquer forma nas áreas de trabalho de computadores. Isso pode dificultar a conclusão de rotinas da empresa, especialmente de backoffice, e causar problemas, como em fiscalizações.

A gestão eletrônica de documentos (GED) é o processo informatizado de gerenciamento de toda a documentação de um empreendimento, que evita os problemas citados acima e ajuda nos fluxos de trabalho do negócio.

Adiante, vamos explorar um pouco mais o conceito de GED e daremos um passo a passo para implementar o modelo com sucesso na sua empresa. Acompanhe-nos.

O que é a gestão eletrônica de documentos?

Após utilizados, documentos precisam ser arquivados e organizados. Posteriormente, podem ser necessários para entrega de obrigações acessórias, comprovações, consultas a dados, apresentação em fiscalização e outras finalidades. Por isso, precisam de um modelo de gestão que defina etapas e tarefas de armazenamento e organização para que nenhuma documentação seja perdida, o que impacta negativamente na empresa.

Para essa necessidade, a GED trata de realizar as definições citadas e estabelecer o modelo de trabalho mais moderno possível para o gerenciamento de documentação digitalizada e também em formato físico.

Como implementar a gestão eletrônica de documentos?

Fazer a triagem dos formatos

Alguns documentos não existem em formato digital, mas podem ser digitalizados para quando o uso desse tipo de cópia for necessário. Já outros existem nos dois formatos, ou apenas no digital, podendo ser requeridos em meio físico em algum momento.

Então, é preciso elencar os documentos com os quais o negócio lida e definir em quais formatos eles serão mantidos. Por exemplo, notas fiscais emitidas e recebidas podem ser mantidas somente em PDF, além de seus arquivos XML. Isso atende à obrigação legal de arquivamento fiscal — e dificilmente essa documentação será necessária fisicamente, mas está pronta para impressão.

Em relação aos documentos de constituição da empresa, o ideal é que sejam mantidos em ambos os formatos, pois vias físicas, sendo cópias simples ou autenticadas, são requeridas por bancos e em outros cadastros. Na listagem dessa documentação é importante lembrar que registros físicos apenas existem se forem mais antigos, pois há alguns anos esses documentos passaram a ser formalizados apenas digitalmente.

Há ainda a documentação gerada somente em meio físico, que tem de ser armazenada no formato, mas precisa ser digitalizada para que o banco de dados documental não fique defasado.

O que pode ser feito é uma tabela com os tipos de documentos e formatos nos quais devem ser mantidos, com marcações de ambos ou apenas no digital.

Categorizar os documentos

A categorização ajuda na localização dos documentos porque os segmenta na organização, incluindo a parte física que for mantida, dividindo-os entre notas fiscais, contratos, documentação de registro da empresa, certidões negativas, registros e recibos de funcionários e outros tipos.

Padronizar a nomeação de itens

A padronização agiliza nomeações posteriores e a localização de dados a partir de uma organização mais bem feita. Por exemplo, se contratos de prestação terem como padrão o início “Contrato de serviços” seguido do nome do cliente, se torna muito simples encontrar qualquer contrato por ordem alfabética.

Definir os níveis de acesso a documentos

Um profissional que cuida das rotinas administrativas, via de regra, tem de ter acesso a todo tipo de documentação, enquanto um vendedor pode ter acesso somente a contratos, orçamentos e documentos ligados especificamente a fechamento de negócios e ao produto ou serviço vendido.

Esse controle evita que pessoas tenham acessos a itens que não dizem respeito a suas funções, assim como assegura que cada profissional tenha livre acesso à documentação que precisa para suas tarefas.

Agendar exclusões e descartes

Higienizar bancos de dados também faz parte de uma boa gestão de documentos eletrônicos, pois espaço utilizado desnecessariamente é custo adicional com volume que atrapalha o armazenamento devido.

Então, é preciso agendar notificações para exclusões e descartes de itens que podem ser descartados. Por exemplo, o prazo obrigatório de guarda de notas fiscais é de cinco anos. Então, uma notificação pode ser agendada para o início de cada ano para verificar quais documentos podem ser excluídos e liberarem espaço do arquivo digital.

Alinhar arquivos físico e digital

Como dissemos, documentos originais, cópias autenticadas e outros possíveis documentos em meio físico inevitavelmente são armazenados utilizando-se espaço físico. Logo, os critérios da boa GED devem ser estendidos à gestão física, em ações como:

  • categorizar os documentos com a categorização de pastas;
  • utilizar a mesma ordem da guarda digital, como alfabética ou cronológica;
  • descartar papéis que podem ser jogados no lixo, ou reciclados, após determinado período.

Implementar a gestão em ferramentas online

A GED pode ser operada em pastas, bancos de dados em nuvem de armazenamento, mídias removíveis ou soluções próprias para esse fim, o que é o mais recomendado.

Seja qual for a escolha, os critérios definidos no passo a passo têm de ser fielmente transmitidos á infraestrutura informatizada que manterá a gestão. Caso se faça a escolha por um software de GED, é preciso analisar as opções para escolher a solução que apresente as funcionalidades necessárias à implementação planejada e que também represente um custo-benefício condizente com o porte da empresa.

Indicar um profissional para manter a gestão

Em uma empresa de porte micro, pequeno ou até médio pode não ser necessário, e até desperdício de dinheiro, ter um funcionário somente para manter a monitorar essa gestão. Mas em qualquer negócio, independentemente do tamanho, um profissional deve ser indicado a cuidar do gerenciamento dos documentos e dar atenção periódica a eles.

Pelo menos uma vez por semana, ou a cada 15 dias se a demanda for baixa, a mesma pessoa deve revisar os bancos de dados para averiguar se não houve alguma nomeação fora de padrão, se nenhum documento está fora dos bancos de dados ou se qualquer erro foi cometido. E para evitar inconsistência no arquivamento, faz sentido que esse mesmo profissional seja o responsável por nomeação e armazenamentos físico e digital.

Esse processo, além de ajudar em várias rotinas do negócio, pode evitar prejuízos e o recebimento de multas quando situações especiais exigirem a rápida localização de documentação para apresentação a clientes, fornecedores, parceiros ou mesmo fiscais e outros agentes do poder público.

E na sua empresa, a gestão eletrônica de documentos já é realidade? Já iniciou o passo a passo que detalhamos ou ainda está preparando o ambiente? Deixe suas experiências nos comentários, ou dúvidas para podermos ajudar.

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