Conceder férias aos funcionários demanda conciliar pagamentos e não deixar a empresa com falta de equipe. Além disso, períodos de direito precisam ser observados junto à Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que rege as relações e os direitos e deveres trabalhistas.
Portanto, gerenciar e organizar as férias dos funcionários exige cuidado e uma escala que auxilie na visualização dos diversos períodos e datas.
Neste post, vamos abordar os principais tópicos que você precisa entender para programar as concessões de férias, montar sua escala e projetar as despesas geradas.
Controle do período aquisitivo
O período aquisitivo, que dá direito às férias, sempre começa na data em que o funcionário foi contratado, completando um ano após ela. Depois disso, o empregado tem direito a 30 dias de férias.
Caso o segundo período aquisitivo vença consecutivamente, o trabalhador tem direito a receber em dobro os valores equivalentes ao primeiro período de direito a férias (aquele conquistado após o primeiro período aquisitivo ser completado). Além disso, segue tendo direito a mais um período de 30 dias, correspondente ao segundo período aquisitivo concluído. Ou seja, o negócio precisa dar dois períodos de férias de 30 dias, sendo um deles pago em dobro pelo acúmulo de períodos aquisitivos vencidos.
Então, para que os funcionários não demorem muito após seus períodos para tirarem as férias e a empresa não seja pega de surpresa com aquisições a vencer em breve, é importante planilhar as datas de início e fim dos períodos e, se possível, programar notificações com antecedência em relação aos seus finais.
Decisão das datas de saída e da duração das férias
Tanto o período do ano no qual as férias serão concedidas quanto sua duração ficam a critério do empregador. Em relação ao tempo da folga, pode ser de 30 dias corridos ou dividido em três períodos, um obrigatoriamente de pelo menos 14 dias e outros dois de no mínimo cinco dias.
Importante lembrar que o empregador tem o dever de avisar com no mínimo 30 dias de antecedência a data na qual decidiu conceder férias a um funcionário, mediante aviso de férias assinado pelas partes. Logo, é preciso se adiantar para analisar a escala, que abordaremos adiante.
Anotação das faltas
Como é necessário saber a quantos dias cada funcionário tem direito para gerenciar e organizar as férias, anotar as faltas é importante para atualização da escala e cálculo dos dias a pagar.
A tabela de desconto de dias de férias por faltas não justificadas é a seguinte:
- 24 dias para quem teve de seis a 14 faltas;
- 18 dias para quem teve de 15 a 23 faltas;
- 12 dias para quem teve de 24 a 32 faltas;
- perda do direito às férias em caso de mais de 32 faltas não justificadas.
Montagem da escala de férias
Com os registros de início e fim dos períodos aquisitivos, sabe-se quem deve tirar férias e quanto. E com a anotação das faltas, sabe-se quantos dias cada empregado tem para folgar. Então, pode-se montar a escala.
O documento pode ser uma planilha simples, com os seguintes dados separados por colunas:
- nome;
- dias de férias de direito;
- data de início do período aquisitivo;
- data do fim do período aquisitivo;
- data de início das férias;
- data de retorno ao trabalho.
Para que descuidos não passem despercebidos, pode-se utilizar um esquema de cores para as datas, o que facilita visualizar quando datas pertencentes a períodos iguais são anotadas (é possível que seja necessário trocar datas, nesse caso).
Por exemplo, utilizar a cor vermelha para todas as datas entre 1° de janeiro e o último dia de fevereiro. Então, se já houver uma concessão para esse período e outra for projetada para o mesmo, após o fim de algum período aquisitivo, logo isso será identificado e o replanejamento pode ser feito para que não faltem muitas pessoas na equipe nesse período.
Deve-se atentar ao fato de que as férias não devem iniciar apenas dois ou um dia antes de algum feriado ou dia de descanso semanal remunerado, que normalmente é o domingo. E caso o início do período de férias seja colocado exatamente em um feriado ou qualquer outro dia de descanso remunerado, o empregado ganha mais um dia de férias por direito.
Projeção dos pagamentos
Assim como gerenciar as pessoas, as datas e a equipe disponível para atender às demandas, é importante gerenciar as finanças e estar com o caixa preparado para pagar as férias.
Vamos aos valores que devem ser pagos e como calculá-los:
- 30 dias de férias: o valor equivalente ao período total é o mesmo da remuneração mensal do funcionário no momento da concessão. Caso a concessão a ser calculada não seja de todos os 30 dias, o pagamento é proporcional à quantidade de dias;
- adicional de um terço: é exatamente 33,33% do valor calculado acima;
- reflexo de horas extras (realizadas dentro do período aquisitivo): somar o total de horas feitas, dividi-las por 12 e multiplicar o resultado pelo valor da hora extra do empregado;
- INSS: são 8%, 9% ou 11% descontados do total das férias, incluindo todos os vencimentos citados;
- FGTS: a base dos 8% de FGTS também é a soma de todos os vencimentos das férias. Porém, esse valor não é descontado do funcionário.
A projeção dos gastos com férias também precisa ser feito com antecedência em relação aos seus inícios, pois a lei manda que a empresa pague os valores pelo menos dois dias antes do início da folga dos empregados.
Caso o seu negócio trabalhe também com férias coletivas, além das individuais, passa a ter de tomar mais cuidados com esse assunto, inclusive legais. Saiba o que a CLT permite ou não para os recessos coletivos.