Esse formulário é um pouco complexo e seu uso é bastante específico. Por isso, não iremos explorar pontos dele na introdução para descrever tudo sobre o formulário W-8BEN-E a seguir dividindo-o em tópicos.
Se um cliente estrangeiro ou a sua instituição financeira de recebimento pedir esse documento, as explicações abaixo ajudarão no preenchimento com rapidez e exatidão.
O que é e para que serve
Esse documento é um certificado que atesta a condição de estrangeiro de uma pessoa jurídica para os Estados Unidos, ficando declarado ao Internal Revenue Service (IRS) — equivalente à nossa Receita Federal — que o PJ não precisa declarar e pagar ou ter imposto de renda retido nos EUA, já que ele é estrangeiro e não sediado no país (condição de contribuinte).
O formulário existe porque uma empresa que conduz negócios entidades dos Estados Unidos são elegíveis para uma retenção de 30% na fonte sobre os ganhos. Com a certificação de negócio não residente, exclui-se essa possibilidade.
Quem deve preencher e enviar o formulário
PJs que fazem negócios com clientes dos Estados Unidos, como um prestador de serviços que exporta, deve providenciar a entrega do documento para que fique a salvo de qualquer pedido de pagamento de imposto ou retenção tributária por parte do órgão estadunidense ou do contratante.
Onde deve ser entregue
O formulário W-8BEN-E tem de ser submetido à instituição financeira que intermedia os recebimentos do titular do documento, seja um banco, uma casa de câmbio ou outro tipo de empresa. Aliás, essas instituições normalmente exigem proativamente que seus correntistas preencham e enviem online dentro de determinado prazo na abertura da conta.
Dependendo do caso, o cliente estrangeiro também pode solicitá-lo para deixar de fazer uma retenção na fonte à qual seria obrigado por alguma lei.
Onde obter o formulário W-8BEN-E
Muitas vezes, as instituições financeiras disponibilizam um link publicamente e nas funcionalidades de aplicativos e internet banking de correntistas para download.
De qualquer forma, ele pode ser baixado no site do IRS pelo seguinte link: https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw8bene.pdf.
Qual é a validade
A validade começa a contar na data da assinatura e se mantém pelo ano vigente e pelos próximos dois anos completos. Um formulário assinado em 15 de fevereiro de 2025, por exemplo, é válido até 31 de dezembro de 2027.
Depois do prazo, mesmo que nada tenha sido modificado no status do CNPJ e em suas informações cadastrais, um novo documento precisa ser enviado.
Quais dados devem ser preenchidos
O documento conta com campos e informações que não dizem respeito a todos os tipos de pessoas jurídicas. Por exemplo, um PJ de microempresa que exporta serviços e apenas precisa enviar o documento a pedido do seu banco que solicitou, não é obrigado a informar coisas como formato de entidade e identificação internacional de pagador de impostos e empregador nos Estados Unidos.
O que sempre é necessário preencher, inclusive por PJs, são campos relativos a dados de identificação e localização, que abrangem apenas cerca de cinco das 30 partes do documento. As demais dizem respeito a informações de negócios complexos, como companhias multinacionais e empresas de investimentos.
Alguns campos que podem causar dúvida, e PJs devem preencher, são:
- Parte I, Linha 4: solicita o tipo de entidade e a opção a ser assinalada é “Corporation”, que indica uma empresa comum;
- Parte I, Linha 5: pede o detalhamento da empresa, que para a maioria dos negócios é “Active NFEE”, significando que se trata de uma entidade estrangeira não pertencente ao mercado financeiro;
- Parte XXV, Linha 39: há uma caixa que deve ser marcada para atestar que não se trata de uma instituição do ramo de finanças;
- Parte XXX: aqui, basta assinalar o campo para declarar que o signatário é o responsável legal pela empresa e entende as penalidades às quais se sujeita em caso de fornecimento de informação falsa. Abaixo, no mesmo local, preenche-se a data e é dada a assinatura.
O que acontece em caso de rejeição da entrega
Se algo for preenchido incorretamente e o solicitante rejeitar o documento, ou o próprio órgão dos EUA acusar inconformidades, o titular tem o prazo de 30 dias para envio de um novo formulário W-8BEN-E corrigido.
Como alterar um documento já aceito
Se a empresa mudar de nome ou endereço, por exemplo, o documento enviado anteriormente se tornará automaticamente inválido por não corresponder mais à realidade formal do PJ. Então, um novo formulário com os dados modificados tem de ser entregue, com a informação ao destinatário de que houve mudanças em dados do titular.
Esse foi um resumo, no qual tratamos o formulário W-8BEN-E de forma muito direta e considerando as necessidades de PJs e microempresas. Mas, se alguma situação dificultar o processo ou algum cliente exigir informações adicionais no formulário, não deixe de pedir ajuda à instituição financeira que lhe atende.
E se nós pudermos ajudar mais, seja com este assunto ou outro, deixe seu comentário ou entre em contato conosco.