Como emitir nota fiscal eletrônica: aprenda definitivamente

Fazer a emissão da NF-e depende do preenchimento correto de vários campos do documento. Aliás, mesmo antes e também depois da emissão existem procedimentos que devem ser seguidos para que a empresa não tenha nenhum problema com clientes ou Fisco.

Por isso, vamos ensinar agora como emitir nota fiscal eletrônica em um passo a passo que abrangerá todas as etapas necessárias, do início ao fim. Você saberá:

• Como credenciar a empresa como emissora da NF-e;
• Quais são os principais campos e como preenchê-los corretamente;
• O que são a validação, a assinatura e a transmissão do documento;
• E o que deve ser feito com o arquivo XML da NF-e.

Credencie a empresa como emissora da NF-e

Para que se consiga emitir a NF-e, o negócio precisa ser autorizado pela Secretaria da fazenda. E isso é simples e fácil.

Basta acessar o site da Secretaria da Fazenda, ir até o ambiente de procedimentos da nota fiscal, inserir CPNJ ou Inscrição estadual da empresa e fazer o credenciamento nos ambientes de teste e homologação, este que dá validade jurídica aos documentos.

Não há como emitir nota fiscal eletrônica sem esse procedimento. Pois o documento não será assinado, validado e autorizado no momento de transmiti-lo ao Fisco se a empresa não estiver credenciada como emissora.

Preencha corretamente os campos da NF-e

Há dois problemas que podem ocorrer se alguma informação da nota estiver incorreta:

• O documento pode não ser autorizado para uso no momento da transmissão à Secretaria da Fazenda;
• Ou a nota pode ser transmitida e utilizada mesmo com erros. Porém, a empresa emissora fica sujeita a multas e até mesmo a ter produtos apreendidos em trânsito durante a entrega ao cliente em uma fiscalização móvel ou fixa.

Ou seja, o cuidado no preenchimento da NF-e é fundamental. Por isso, vamos abordar os principais campos e mostrar como preenchê-los corretamente.

Dados do destinatário

Esse preenchimento é muito simples, mas ter o registro errado de algum cliente pode fazer todas as notas emitidas para ele conterem equívocos.

Portanto, neste caso, o cuidado a ser tomado é com o cadastro de clientes, sempre revisando as informações de cada um após o cadastramento.

Forma de pagamento

A forma de pagamento não é algo que possa causar problemas com os órgãos de fiscalização, mas é importante não errá-la, pois isso pode gerar transtornos externos ou internos.

Por exemplo, colocar a forma incorreta possivelmente gera divergências com o cliente por haver um acordo prévio sobre o pagamento.

Já dentro da empresa pode ocorrer inconsistência na escrituração contábil, havendo um documento que sinaliza duplicatas a receber e posteriormente não ocorrendo esses lançamentos pelo recebimento ter sido à vista.

Dados dos produtos

Descrição

Não existe regra para a descrição, mas o consenso é que ela seja clara em relação à mercadoria objeto da operação.

NCM

A sigla significa Nomenclatura Comum do Mercosul, que é um código — diferente para cada produto e suas variações — composto por oito dígitos. Sendo assim, existem milhares deles.

O ideal para realizar a pesquisa e fazer o preenchimento com segurança é utilizar ferramentas como a pesquisa de NCM da Receita Federal. O site é totalmente confiável e a busca pode ser feita por descrição, tornando a tarefa muito mais fácil do que procurar o produto por sequências de códigos.

CFOP

Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é o número que classifica legalmente a transação feita pelo documento fiscal em questão.

Para cada operação, como venda de mercadoria industrializada pela empresa ou apenas revenda, há um CFOP. E você pode consultá-los facilmente no site da Secretaria da Fazenda do seu estado.

Unidade e quantidade

A unidade refere-se à natureza unitária da venda do produto, como metros para tecidos e pares para sapatos. E a quantidade é o total delas.

Após ambos os preenchimentos, é solicitado o valor unitário. Então, a multiplicação deste último pela quantidade fornece automaticamente o valor total da NF-e.

CSOSN

Para optantes pelo Simples, o Código de Situação da Operação do Simples Nacional (CSOSN) serve para identificar a operação realizada no documento fiscal. E é uma obrigação fazer seu preenchimento correto.

Os códigos mais utilizados são:

• 101: operação tributada pelo Simples com geração de crédito de ICMS;
• 102: operação tributada pelo Simples sem a geração de crédito de ICMS;
• 103: saída isenta de ICMS no Simples pela faixa de faturamento bruto da empresa.

Esses códigos referem-se geralmente a vendas de produtos fabricados ou transformados e revenda de mercadorias — as transações mais comuns das notas de empresas emitentes.

Código de Situação Tributária (CST)

Empresas não tributadas pelo Simples precisam usar os códigos da tabela CST, e não da CSOSN.

Este código é o que identifica a procedência dos produtos e a forma de tributação do documento fiscal. Primeiramente, o emissor utiliza os números da procedência:

• 0 para nacional;
• 1 para estrangeira e importada;
• Ou 2, para estrangeira e comprada já dentro do Brasil.

Depois, é necessário procurar pelos códigos códigos que definem as cobranças de ICMS, IPI, Pis e Cofins — de acordo com a procedência, como o regime tributário da empresa e com a operação.

Transporte dos produtos

A responsabilidade de pagamento ou realização do frete precisa ser destacada em nota, ou a inexistência dele — caso seja uma operação que não demanda frete.

Na hipótese de haver transporte, como ocorre geralmente, as seguintes informações de transportador e carga têm de ser fornecidas:

• Razão social;
• Placa do veículo;
• Estado de licenciamento do veículo;
• Endereço da empresa ou pessoa transportadora;
• CNPJ ou CPF;
• Inscrição estadual, se for uma empresa;
• Quantidade de volumes;
• Espécie dos volumes, como caixas, engradados ou pallets;
• Peso;
• Marca e numeração dos volumes, se tais critérios forem usados.

Informações complementares

Esse campo é reservado a anotações ou dados importantes aos quais não há campos destinados no documento fiscal.

Por exemplo, empresas optantes pelo Simples Nacional também podem gerar crédito de ICMS, diferentemente do que muita gente acredita. Então, como não há nenhum outro local para deixar isso claro, coloca-se nos dados adicionais para que o cliente fique ciente e aproveite a vantagem tributária.

E esse espaço também pode ser usado para questões totalmente internas e que dizem respeito apenas a emitente e destinatário, como a ordem de compra referente àquela nota. Ela pode ser colocada como uma informação complementar para o registro de que aquela transação foi requisita por pedido específico do setor de compras do destinatário.

Valide, assine e transmita

Após todo o layout da nota fiscal eletrônica ser preenchido, deve-se validar ela. Isso significa que o programa emissor irá ler os dados e apontará possíveis erros — especialmente se estiverem em campos relacionados a valores, códigos, CNPJ e Inscrição Estadual.

Caso a validação não identifique erros em sua leitura, a NF-e pode ser assinada. É a assinatura que garante a validade jurídica do documento por conta do certificado digital utilizado para realizá-la.

Por último, ocorre a transmissão. O procedimento transmite ao Fisco a nota concluída e válida juridicamente. Então, a Secretaria da Fazenda passa a ter o registro em seu banco de dados e autoriza o emissor a utilizar aquela NF-e.

Envie o arquivo XML ao cliente

O documento que pode ser impresso e visualizado é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). O que realmente representa a validade da nota e autoriza seu uso é o arquivo XML. Portanto, junto ao espelho da nota, é fundamental também enviar o arquivo.

Além disso, a obrigatoriedade legal de armazenar a NF-e diz respeito ao XML. Ou seja, tanto emitentes quanto destinatários precisam ter os arquivos guardados em computador, mídia removível ou qualquer outro local por anos.

Você tem mais alguma dúvida sobre como emitir nota fiscal eletrônica? Deixe para a gente nos comentários.