Profissionais liberais lidam com todos os aspectos de um negócio e por isso precisam de relatórios de controle financeiro eficientes e simples para cuidar do dinheiro sem complexidades e com segurança. E isso é possível com poucos e corretos documentos.
Os dados devem controlar o que ocorre no presente, permitirem análises exatas do que ocorreu no passado e entregarem projeções confiáveis de curto prazo. Para isso, as contas de pessoa física e pessoa jurídica devem ser devidamente separadas, algo muitas vezes não feito pelos empreendedores e que afeta totalmente a confiabilidade das informações.
A seguir, vamos abordar quatro documentos úteis da forma como citamos acima para autônomos.
Fluxo de caixa
Exatamente todas as entradas e saídas de dinheiro da conta empresarial devem ser registradas, incluindo as menores e individualmente irrelevantes. O objetivo, com isso, é ter controle próximo e em tempo real das movimentações e sempre saber o status da saúde financeira.
O ideal é que as atualizações, lançamentos, sejam frequentes, pois ao esperar muito tempo para fazer os registros o empreendedor pode acabar esquecendo algum valor, principalmente relacionado às despesas.
Ao fim do mês, prontamente o saldo do caixa deve ser calculado para um bom acompanhamento da lucratividade das atividades.
Além do lucro, outros indicadores podem ser observados com esse relatório de controle financeiro, como análise de custos e rotatividade de recebíveis e capital de giro.
Fluxo de caixa projetado
Aqui, o intuito é se adiantar ao cenário das finanças em curto e médio prazos, o que é importante para o responsável se programar para aproveitar oportunidades ou reagir com antecipação a um possível momento ruim.
O fluxo de caixa projetado é montado com o lançamento de receitas e despesas do mês seguinte e dos próximos meses. Primeiramente, o que já é conhecido e/ou tem valor fixo é anotado com exatidão para as datas de pagamento ou recebimento. Depois, o que não se pode prever exatamente tem de ser estimado com a menor margem de erro possível.
Por exemplo, um software por assinatura utilizado no trabalho deve ser lançado com data e valor exatos, pois o preço pago é o mesmo todo mês e o dia do vencimento não muda. Já os impostos, ainda que vençam sempre na mesma data, mudam de valor de acordo com o faturamento. Então, para projetar os tributos a pagar no futuro pode-se utilizar como média os valores das guias dos últimos meses.
Um erro que precisa ser evitado nas projeções é realizá-las com otimismo, pois isso pode fazer com que o empresário se prepare para um momento extremamente positivo que pode não se materializar.
O correto é ser conservador ou até pessimista de alguma forma. Assim, no caso de as previsões não se confirmarem, o responsável pode se deparar com uma surpresa positiva, saldo maior do que o esperado, e não com o contrário.
Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE)
O DRE é formado por informações gerais de receitas e despesas, lucro bruto e lucro líquido, levando em conta os lançamentos da escrituração contábil. Normalmente, é emitido depois do fim do ano, com o encerramento da contabilidade do ano anterior, mas o empreendedor pode, para fins gerenciais, emiti-lo mensalmente ou em outras periodicidades.
As principais utilidades do documento são analisar o conjunto de gastos e avaliar a lucratividade das atividades, observando se a estrutura de despesas é coerente para a empresa e se a margem de lucro é a ideal.
O DRE deve ser avaliado com mais dados e documentos, pois ele não revela detalhes. Por exemplo, se o responsável analisar seu demonstrativo e constatar que a margem de lucro do período foi muito baixa, precisa ler o fluxo de caixa para entender se isso ocorre por problemas relacionados ao faturamento ou a custos inadequados.
Assim como o próprio fluxo, é importante criar um DRE projetado, elaborado e analisado junto ao fluxo de caixa projetado.
Custos de serviços
Esse relatório de controle financeiro para PJs muitas vezes é ignorado porque autônomos prestadores de serviços não lidam com longas listas de despesas operacionais e fornecedores. Mesmo assim, as atividades não deixam de gerar despesas, como softwares, espaço de armazenamento em nuvem de dados e até subcontratações.
No cenário de PJs, é normal um gasto apenas ser feito para a realização de mais de um serviço. Por exemplo, o médico autônomo que precisa assinar somente uma tecnologia de gestão de prontuários e documentos médicos para cuidar de todos os pacientes. Nesses casos, os valores devem ser fracionados para associação da despesa a cada cliente/serviço.
Monitorar esses custos é fundamental para precificar os serviços corretamente e garantir que eles sejam lucrativos. Além disso, a perda de controle sobre eles pode fazer com que em algum momento se tornem inadequados e isso não seja identificado com a agilidade devida.Esses documentos auxiliam na gestão financeira e também na realização de um correto fechamento mensal, processo necessário também para o cumprimento de obrigações legais. E se precisar de ajuda com essa rotina, leia como fazer o fechamento mensal de forma correta e completa.