Na sua preparação para prestar serviços para o exterior é necessário ter alguns cuidados específicos para tal atuação e para os relacionamentos com pessoas que pertencem a outras culturas.
Então, se está abrindo uma empresa com intenção de ter clientes de fora do país, já inicie atentando aos tópicos que abordaremos. Se já empreende e quer expandir para o exterior, veja cuidados a serem tomados e mudanças que podem ser feitas internamente.
Abertura da empresa
Na formalização do negócio, o contrato social e o CNPJ devem conter as informações que indicam corretamente as atividades de prestação de serviços. Como não há Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE) específica de exportação, os códigos a serem colocados no CNPJ devem ser os que descrevem exatamente os serviços desenvolvidos para o Brasil ou exterior.
Já o contrato social pode conter a especificidade de exportação na cláusula que descreve o objeto, as finalidades e atividades da empresa.
Caso o negócio já esteja formalizado, preste atenção se no CNPJ e no contrato social já constam as atividades que serão exportadas. Se a resposta for sim, não existe necessidade legal de fazer a alteração do contrato somente para inclusão do termos “exportação” na cláusula de objeto.
Emissão de documentos
A preparação para prestar serviços para o exterior inclui aprender a emitir as faturas invoice e commercial, que as transações internacionais requerem, além das notas fiscais nacionais comuns. A invoice é a fatura mercantil de cobrança da operação, como o boleto enviado a um cliente do Brasil, enquanto a commercial funciona como a nota fiscal internacional.
Ambas devem ser redigidas em inglês, ou no idioma do cliente, caso seja outro, e precisam contar com as seguintes informações:
- data de emissão;
- número de controle;
- NCM e descrição do serviço;
- forma de pagamento e dados bancários;
- valor;
- moeda de pagamento;
- dados das empresas.
As duas faturas podem ser emitidas antes da nota fiscal nacional ou juntamente a ela.
Pode ser preciso ainda aprender a emitir a proforma invoice, que não tem valor comercial ou fiscal, porém alguns clientes de fora requerem por ela ser uma proposta comercial para serviços exportados e importados.
Os dados da proforma são os mesmos das faturas citadas, mas por ser um documento propositivo pode-se adicionar outros elementos, como resumo da mecânica de execução do serviço proposto e prazos incluídos no projeto.
Meio de recebimento
Após a formalização da empresa, é necessário buscar o meio pelo qual os pagamentos internacionais serão recebidos: conta em banco digital ou tradicional, conta de câmbio ou plataforma de remessas internacionais.
Nos bancos tradicionais e digitais utiliza-se funcionalidades que as instituições oferecem especificamente para tais recebimentos e o dinheiro normalmente cai na mesma conta utilizada para as transações nacionais. Já uma conta câmbio é aberta em uma casa de câmbio e tem como finalidade a movimentação exclusiva de moeda estrangeira.
As plataformas de remessas internacionais são intermediadoras de pagamentos entre empresas de países diferentes, realizando as operações e transferindo os valores para contas de bancos tradicionais ou digitais que os usuários têm.
Para qualquer meio escolhido, as informações para o pagador são:
- valor em moeda estrangeira;
- razão social e CNPJ;
- números da conta e da instituição financeira;
- tipo de conta utilizada;
- código SWIFT, que identifica a conta e a instituição no sistema internacional de pagamentos.
Taxa de câmbio
Essa taxa é o que converte o valor em moeda estrangeira para o real, sendo importante para os registros contábeis porque a escrituração não deve seguir a taxa aplicada na conversão efetiva.
Fuso horário
Dependendo do país, como a Argentina, o fuso pode ser o mesmo da localidade da empresa no Brasil, mas ele é diferente para a maioria dos países. Portanto, os fusos dos países que serão atendidos devem ser acompanhados por questões como atendimento, comunicação, demandas com horários específicos e alocação de profissionais.
Idioma
É possível encontrar brasileiros em negócios estrangeiros e ter eles como os principais canais de contatos das empresas clientes de fora do Brasil, mas não se pode buscar a exportação contando com tal facilidade.
Ou seja, a preparação para prestar serviços para o exterior exige que os idiomas dos países clientes sejam entendidos na conversação. O mesmo vale para o inglês, ainda que nenhum país ou cliente atendido tenha ele como língua oficial.
Pesquisa de empresas e culturas
Costumes e práticas locais podem influenciar nos negócios e em relacionamentos profissionais, assim como não respeitá-los pode fechar portas de chegada a novos clientes. E um empreendedor precisa de boa receptividade para que um negócio prospere.
Na Espanha, por exemplo, existe o costume do descanso pós-almoço, com muitas empresas até fechando as portas por algumas horas. Portanto, isso deve ser observado ao marcar uma reunião para a parte da tarde.
Para o tratamento, no Canadá e nos Estados Unidos as pessoas podem se chamar pelo primeiro nome, enquanto na França é mais comum que os sobrenomes sejam utilizados em situações formais.
Alguns costumes não específicos de trabalho e do mundo corporativo também devem ser compreendidos porque acabam refletindo nas relações profissionais. Apesar de um impulsionamento do uso do WhatsApp nos Estados Unidos, ainda hoje as mensagens por SMS são mais utilizadas e há muita gente que nem sequer tem o aplicativo em seu smartphone. Logo, pensar nele automaticamente como canal direto, como fazemos no Brasil, não é indicado.
Vale também pesquisar sobre a empresa potencial cliente e sua história, observando aspectos como valores e princípios, se fazem negócios internacionais há muito tempo e outras características que podem influenciar a maneira de se relacionar com ela.
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