A organização documental é de extrema importância para estabelecimentos sujeitos à vigilância sanitária. Inclusive, os órgãos exigem, ainda que de forma indireta, que empresas da área da saúde mantenham uma pasta sanitária para gerenciar e comprovar a conformidade com a legislação.
Ela funciona como o acervo de toda a documentação legal, técnica e operacional do negócio. Mais do que um conjunto de arquivos para cumprir exigências burocráticas, representa o histórico de regularidade do local. Em uma inspeção da vigilância, do Conselho ou do Corpo de Bombeiros, a prontidão e a exatidão das informações contidas nessa pasta ajudam a determinar o resultado da fiscalização.
Então, veja como criar e manter a sua pasta da melhor forma.
Documentos
A montagem da começa pelo levantamento e categorização dos itens obrigatórios. Embora a lista varie conforme as atividades desenvolvidas, o porte e as regulamentações resultantes de tais fatores, existe uma base documental que compõem a pasta sanitária de negócios da área da saúde em geral.
Documentos habilitatórios e Legais
- Alvará de Licença Sanitária;
- Alvará municipal;
- Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB);
- Contrato Social;
- CNPJ;
- Declaração de Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP).
Documentação de responsabilidade técnica
- Certificado de Regularidade Técnica (CRT);
- Diploma e carteira do conselho do responsável técnico.
Documentos operacionais e da qualidade
- Manual de Boas Práticas (MBP);
- Procedimentos Operacionais Padrão (POPs);
- Plano de Gerenciamento de Resíduos de Serviços de Saúde (PGRSS);
4. Laudos, certificados e registros de controle
- Comprovante de desinsetização e desratização;
- Laudo de análise da água e registro de higienização da caixa d’água;
- Laudos de calibração e manutenção de equipamentos;
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).
Controle de prazos de validade
A maioria dos documentos possui prazos de validade. Um único documento vencido, como a licença sanitária ou o certificado de desinsetização, basta para que a fiscalização identifique uma não conformidade grave. Logo, essas datas precisam ser acompanhadas e seus finais devem ser verificados com antecedência.
Por isso, um profissional deve ter a atribuição de acompanhar os prazos e notificar os gestores, ou já tomar as providências, para que as renovações sejam processadas. E notificações podem ser programadas para que nenhum prazo seja esquecido e o responsável possa antecipadamente buscar as renovações necessárias.
Como cada item da pasta sanitária precisa de um período próprio para que a validade seja renovada, alguns demandando fiscalizações atualizadas e outras somente pagamentos de taxas, as notificações têm de ser programadas considerando isso.
Para auxiliar o gestor da pasta, uma tabela pode ser criada com o nome de cada documento, o órgão responsável, o tempo médio necessário para renovação e a próxima data de validade.
Armazenamento e backup
O armazenamento adequado deve promover segurança contra perdas e pronta acessibilidade.
A existência física da pasta é uma opção, mas a sua guarda em formato digital com backups periódicos é obrigatória. E o acesso a ela, seja por link ou dentro de alguma ferramenta, deve ser garantido a todos os interessados.
Sempre que uma atualização for feita, o responsável deve imediatamente substituir o item obsoleto pela sua nova versão (ou realizar qualquer outra ação necessária, como exclusão de licença que deixou de ser obrigatória). Também instantaneamente, os demais profissionais devem ser informados de cada atualização e dos seus motivos.
E se uma cópia física for mantida, a mesma atualização deve ser feita nos papéis impressos.
Exibição Pública Obrigatória
Alguns documentos específicos contidos na pasta sanitária possuem a obrigação legal de ficarem expostos em local visível a todos, incluindo os pacientes. É o caso dos alvarás e do CRT.
Basta que sejam impressos em folha de tamanho A4 ou maior e com letras grandes, serem emoldurados e depois fixados nas paredes dos locais. Novamente, o responsável deve lembrar de atualizá-los a cada mudança feita na pasta que se relacione com os itens obrigatoriamente expostos.
Na prática, fazer e manter a pasta sanitária é um trabalho relativamente simples e que não toma muito tempo, desde que a sua criação seja bem executada e o devido acompanhamento ocorra. Com isso, qualquer necessidade de pesquisa, demonstração ou prestação de contas com o Fisco é mais facilmente sanada.
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