A empresa irregular pode ter problemas com órgãos públicos e ser multada. Inclusive, não manter a regularidade fiscal pode gerar ainda penalizações como perda da opção pelo Simples Nacional e até suspensão do CNPJ, impedindo-o de funcionar e emitir notas fiscais.
Então, manter a regularidade fiscal deve ser prioridade de quem pretende empreender ou já tem o próprio negócio. E para ajudá-lo com essa tarefa importante, vamos abordar algumas práticas eficientes e como acioná-las.
Ter uma agenda tributária
Essa agenda pode ser uma simples planilha com todas as obrigatoriedades e suas datas. O importante é que nenhum vencimento de pagamento ou entrega de declaração seja esquecido.
O empreendedor pode consultar a agenda tributária da Receita Federal e o seu contador, unindo no seu controle interno as obrigações impostas pelo município, pelo estado e pela União. Para deixar a agenda ainda mais útil, pode-se adicionar obrigações anuais e mensais que o contador cumpre, como a declaração do Simples, mas que precisam que o responsável disponibilize informações e documentos, para se adiantar a esses prazos.
Emitir corretamente as notas fiscais
Os documentos fiscais, além de serem relevantes legalmente por si só, baseiam o cálculo dos impostos, a escrituração fiscal, a escrituração contábil e a elaboração das declarações. Ou seja, não há como manter a regularidade fiscal emitindo as notas equivocadamente.
Notas incorretas podem fazer com que os impostos sejam calculados com erros. Então, a empresa vai ter custos adicionais, pagando tributos desnecessários, ou vai deixar de pagar impostos que deve por apurá-los a menos — ficando sujeita a ser notificada pelos órgãos públicos e ter suas Certidões Negativas de Débitos (CNDs) invalidadas.
Quanto às escriturações e declarações, mesmo que os tributos estejam em dia e pagos corretamente, podem colocar o negócio em status irregular por serem entregues com inconsistências.
Preencher corretamente o pró-labore no imposto de renda
Os valores retirados no recibo, além do INSS e do imposto retido, se incidir, devem ser preenchidos no imposto de renda do autônomo por serem parte da sua renda de pessoa física. se houver qualquer diferença entre os valores do recibo e aqueles lançados na declaração, ocorre inconsistência.
Ocorrendo erro, o titular pode ficar com pendências de malha fina no seu CPF e também pode ser solicitada a prestação de contas do CNPJ. Isso porque a Receita Federal cruza os dados enviados por empresas e pessoas para identificar irregularidades.
Enviar dados e documentos exatos ao contador
Além dos documentos fiscais citados acima, há outros elementos que o responsável tem de enviar ao seu escritório contábil com exatidão, e agilidade, para que as declarações e apurações ocorram com exatidão e dentro dos prazos, como:
- valor do pró-labore, caso haja mudança em relação ao recibo anterior;
- extratos bancários da conta PJ;
- notas fiscais de compras e serviços contratado para a empresa;
- faturas invoice, para quem tem clientes no exterior.
Uma rotina essencial para acertar nesse envio é o fechamento mensal interno, no qual o empreendedor logo após o fim do mês junta e organiza os documentos das suas movimentações, calcula o faturamento e as despesas e faz previsão das obrigações a pagar em curto prazo.
Consultar as CNDs
As certidões, já citadas anteriormente, são os documentos emitidos por órgãos públicos e de fiscalização que chancelam a regularidade fiscal de um CNPJ em relação a pagamentos e obrigações acessórias (declarações e demais documentos solicitados).
As principais CNDs são:
- Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e Dívida Ativa da União: resumindo o longo nome, essa é a certidão federal e atesta que o negócio está regular em relação a pagamentos e declarações de impostos e INSS;
- CND municipal: a certidão da prefeitura indica que o alvará está válido, que a declaração de serviços foi entregue sem erros e que não existem débitos com o Imposto sobre Serviços (ISS), seja ele cobrado individualmente ou em guia unificada junto aos demais tributos, como no Simples Nacional.
A certidão federal é no site da Receita Federal, enquanto que a municipal precisa ser emitida ou solicitada para emissão posterior no site da prefeitura.
Portanto, se existe alguma dúvida de que pode existir irregularidade, basta acessar o site do órgão competente e verificar a CND emitida por ele com o número do CNPJ. Havendo a pendência, ela pode ser consultada às vezes no próprio documento para tomada de providências.
A empresa pode obter também a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa. A expedição dela significa que existem débitos, mas um parcelamento já foi feito e, portanto, o negócio está regular e em breve essa certidão será revertida em uma negativa padrão.
Junto às citadas, ter um checklist de tarefas administrativas de fechamento e cumprimento de obrigações é outra boa prática, que ajuda o autônomo principalmente a não esquecer de nenhuma rotina, até porque a maioria dos PJs trabalham sozinhos e precisam absorver demandas burocráticas e conciliá-las com a parte operacional.Caso você já tenha tido problemas e precise resolver sua situação, veja como regularizar seu CNPJ de acordo com as pendências dele.