Autônomos não devem escolher um escritório contábil para PJ de qualquer jeito, ou avaliando somente preços, por lidarem com um negócio relativamente mais simples em termos de burocracia. Isso porque uma escolha mal feita pode causar problemas no futuro e até despesas não esperadas.
O ideal é que primeiramente seja encontrado um prestador/rol de serviços que compreenda todas as necessidades de rotina, sem que isso demande valores muito altos. Junto a esses critérios, outros, como forma de atendimento e imersão do contador, devem ser avaliados.
Abaixo, abordamos sete tópicos importantes e como observá-los para sua tomada de decisão.
Pacotes de serviços e preços
Autônomos precisam de pacotes contábeis bem balanceados: enxutos e sem gastos adicionais.
Pacotes muito grandes, com serviços desnecessários, custam mais e o resultado disso é o PJ arcando com despesas além do necessário, pagando por opções que não vai aproveitar.
As rotinas dos PJs são abertura/regularização da empresa (se necessário), emissão de notas fiscais, emissão de pró-labore, pagamentos de impostos e INSS próprio e entrega de declarações. Então, a atenção deve se dirigir a verificar se os pacotes atendem a tais necessidades e se outros serviços não utilizados estão listados.
Quanto aos valores, não é indicado procurar somente o preço mais baixo possível, pois um valor muito pequeno pode indicar alguns problemas, como:
- pacotes muito pequenos (os empreendedores acabam percebendo a necessidade de contratar funções adicionais e gastam mais posteriormente);
- atendimento falho;
- infraestrutura deficiente.
O ideal é que haja um equilíbrio entre serviços e valores: prestação satisfatória e preço coerente para a realidade do negócio e suas demandas legais.
Especialização em PJs
Um escritório que costuma atender a empresas maiores pode contar com vícios em processos de trabalho e pacotes, como citamos acima, sem foco na realidade de profissionais liberais.
Contadores centrados em autônomos entendem suas rotinas e desafios e não sobrecarregam os clientes com preocupações, e despesas, não adequadas, como monitoramento de certidões negativas e revisão tributária.
Dependendo do prestador e da sua experiência é possível encontrar até mesmo planos específicos para tipos de profissionais que trabalham por conta própria. Na ContabNET, por exemplo, temos formatos de atendimento especiais para profissionais de TI, de saúde, arquitetos e engenheiros.
Atendimento
Cada vez mais as empresas, de todos os ramos, estão deixando grande parte do atendimento por conta de chatbots e inteligência artificial, mas os mecanismos nem sempre resolvem os problemas ou tiram as dúvidas.
Por isso, ao escolher um escritório contábil para PJ é importante atentar à possibilidade de contar com atendimento humano de fácil acesso, inclusive como primeira opção de atendimento.
Em casos específicos, somente a conversação com outra pessoa dá as respostas que o cliente precisa e da forma mais fácil e rápida de entender.
Indicações e avaliações
Buscar avaliações e indicações é a melhor forma de julgar o potencial de um escritório que nunca atendeu o empreendedor e pode ser sua nova assessoria contábil.
Os relatos deixam claro como os contadores atuam na prática e como funcionam outros aspectos do prestador de serviços, como atendimento, documentação fornecida e agilidade dos processos de trabalho.
Plataforma de atendimento
Esse pode não ser um item obrigatório, mas é um diferencial que beneficia quem é atendido.
A plataforma centraliza todas as obrigações da empresa, ajudando o responsável a não esquecer nenhuma delas ou perder dados dispersos em várias fontes. Também, as notificações, que podem ser personalizadas, evitam que prazos sejam perdidos e que o profissional liberal deixe de realizar ações necessárias à manutenção do CNPJ.
Possibilidade de contar com outros serviços
Mesmo que alguns serviços não sejam de uso frequente e realmente não precisem estar no rol contratado, é importante que exista a possibilidade de contar com eles em momentos peculiares. Veja alguns exemplos:
- dependendo da composição de renda, pode ser exigido do profissional a entrega do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF);
- documentos como IRPF e Decore podem ser solicitados ao responsável pelo CNPJ para sua comprovação de renda pessoal;
- contratantes ou bancos podem em algum momento específico pedir certidões de regularidade para manutenção de relacionamento;
- encerramento de outro CNPJ para abertura de um novo.
Processo de adesão/iniciação ou migração
Ainda que o autônomo tenha um negócio com rotinas enxutas e burocraticamente mais simples, o contador responsável pelo seu atendimento precisa conhecer melhor como a empresa funciona, suas características e principais necessidades. Por isso, mesmo que de forma rápida e sem complexidades, precisa haver um processo de adesão ao escritório ou migração.
Aqui, para dar um exemplo prático, discutimos os seguintes tópicos na reunião para iniciação do relacionamento com o contador dedicado:
- em caso de novo CNPJ: atividades, endereço, se existe mais de um sócio, razão social pretendida e outras informações;
- para empresa já existente: se está regular, status dos cadastros em órgãos públicos, se está emitindo notas e demais critérios do andamento presente e de questões passadas;
- volume de rotinas mensais de receitas e despesas;
- especificidades do negócio;
- possibilidades de melhoria nas tarefas administrativas e legais, redução de custos, simplificação de burocracia e outras possibilidades de aproveitar oportunidades.
E agora que já sabe um pouco do nosso processo de adesão de clientes, veja a nossa página de serviços para escolher um escritório contábil para PJ que se encaixa em todos os tópicos abordados no texto.