Médicos PJ anualmente devem proceder com a entrega da Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED). Mas para que a transmissão seja feita corretamente e dentro do prazo é necessário durante todo o ano anterior ter organização e cuidado com as informações de pacientes que o DMED solicita.
Veja a seguir como manter a organização para a declaração e qual é a melhor ferramenta para fazer isso.
Registros e preparação
Planilhamento
Se o médico PJ optar por controlar os dados em planilha, tem de criar campos para todos os dados possíveis, evitando que no momento da elaboração da declaração algo esteja faltando. Os principais e que não devem ser esquecidos são:
- valores recebidos;
- números das notas fiscais emitidas;
- nome completo e CPF dos pagadores dos atendimentos;
- nome completo e CPF dos dependentes de pagadores, quando estes são os atendidos;
- datas dos recebimentos.
O ideal é que os registros sejam feitos logo após cada atendimento. Do contrário, podem ocorrer esquecimentos ou acúmulo de dados a serem registrados e colocados em dia posteriormente.
Software de gestão médica
Essas ferramentas contêm todas as funcionalidades necessárias para clínicas, planos de saúde e médicos PJ, incluindo as direcionadas à entrega da DMED.
Com o software, basta que o profissional utilize o módulo de elaboração da declaração e, ao término de cada atendimento, preencha os campos com os dados exigidos por ela.
Ao fim do ano, o arquivo DMED do ano anterior pode ser gerado e exportado da ferramenta e importado para o Programa Gerador da DMED (PGMED), montando automaticamente a declaração.
Importação de declaração anterior
Existe também a possibilidade de utilizar a DMED entregue anteriormente para criar outra, mas isso somente abre uma nova declaração pré-preenchida com os dados do documento anterior.
É uma boa opção para quem não conta com um software médico, pois o arquivo novo é aberto com as informações já preenchidas em relação ao CNPJ e aos pacientes atendidos anteriormente. A partir disso, é necessário atualizar a base importada e adicionar novas informações.
Comparando as opções abordadas, o software médico é a melhor solução para manter controle e organização sobre os dados, já que gera o arquivo totalmente pronto para importação e transmissão. Evitando preenchimentos e conferências manuais, são reduzidas as possibilidades de erros serem cometidos no desenvolvimento do documento.
Problemas por envio com erros ou em atraso
Transtornos para pacientes
Uma das ações da Receita Federal é o cruzamento de dados entre as DMEDs e as declarações de imposto de renda dos pacientes para validar dados como pagamentos e recebimentos informados, deduções apresentadas e impostos pagos.
Por isso, se determinado recebimento não consta na DMED, ou é preenchido com valor incorreto, mas está na declaração do paciente, a Receita pode colocá-lo em malha fiscal pela incompatibilidade identificada, por suspeitar que o paciente apresentou valor dedutível indevidamente para reduzir seu imposto a pagar.
Multa por atraso
Se a sua forma de se preparar para o envio não for eficiente e resultar em atraso, isso terá consequência financeira. A multa por atraso no envio da declaração é de R$ 500 por mês de atraso, com a contagem e a penalização do valor do primeiro mês iniciando já no dia seguinte ao do prazo de entrega não observado.
Multa pelo envio com informações erradas
Um controle ruim pode acarretar também em uma entrega com dados inconsistentes. Quando isso acontece, a multa é de 3% de todas as movimentações financeiras do médico PJ no ano de referência da declaração inconsistente. Por exemplo, considerando um ano com faturamento de R$ 100 mil, pouco mais de R$ 8 mil mensalmente, a multa seria de R$ 3 mil.
Esse tipo de erro pode gerar perdas financeiras por dois lados: multa e perda de paciente que teve problema com a Receita Federal por conta das deduções médicas declaradas, possibilidade que mostramos acima.
E por falar em multas por atraso e inconsistências, é importante armazenar os arquivos e recibos das DMEDs enviadas. São os documentos que comprovam que as transmissões foram feitas corretamente e dentro do prazo diante de alguma fiscalização.
Se você é médico e escolheu ser PJ pelas vantagens de atuar como pessoa jurídica, tem outras obrigações empresariais além da entrega da DMED. Então, evite problemas com o Fisco e conheça as rotinas fiscais e contábeis para CNPJs.