Quando o profissional de saúde atua como autônomo PJ, deve emitir a nota fiscal médica em todos os seus serviços, seja diretamente a pacientes seus ou a outras empresas que contratam seus serviços médicos.
O documento não pode ser emitido com erros, já que se trata de uma obrigação fiscal. Além disso, inconsistências nas notas podem gerar outros erros em demais obrigações do CNPJ, além de transtornos para pacientes e estabelecimentos de saúde contratantes.
Neste post, você verá como preencher corretamente os principais dados para não ter problemas.
Campos e informações
Paciente/tomador
O nome e os dados que devem ser preenchidos se referem sempre à pessoa responsável pelo pagamento, mesmo que não seja ela a paciente.
Por exemplo, quando um dos pais paga pela consulta de um filho menor de idade, as informações do responsável pagador são as que devem ser preenchidas. Para fins de informação e emissão de uma nota fiscal médica mais completa e esclarecedora, a observação de que o atendimento foi para um dependente pode ser colocada nas observações da nota.
Base de cálculo do ISS
A base do Imposto Sobre Serviços (ISS) é o valor total da nota. Porém, se houver algum desconto concedido, o valor do documento é reduzido e a base de cálculo do ISS também.
Havendo retenções, mesmo com o valor líquido da nota sendo reduzido, a base se mantém sendo o total da nota antes das retenções, o número bruto.
Adiante, também explicaremos quando retenções podem ocorrer e como registrá-las nas emissões.
Alíquota e valor do ISS
O médico PJ deve saber qual é o seu percentual específico de ISS, seja no Simples Nacional ou em outro regime tributário, para preencher a alíquota e calcular o valor corretamente no documento.
Em alguns sistemas de prefeituras e particulares, a porcentagem e o valor já são automaticamente colocados a partir da descrição do preço cobrado no atendimento. Quando existe essa funcionalidade, é preciso apenas revisar se o preenchimento automático foi correto antes de finalizar a emissão.
Em caso de opção pelo Simples, é importante verificar se não houve aumento ou queda na alíquota de ISS em momentos de subida ou redução de faturamento. Isso porque no Simples Nacional as alíquotas não são fixas, mas sim organizadas em faixas de receita.
ISS retido
Em alguns casos é obrigatório que o ISS seja retido diretamente na fonte, como quando o tomador do serviço é uma pessoa jurídica e a execução da atividade acontece na cidade do contratante e não no município do CNPJ emissor da nota.
Por exemplo, o profissional de saúde PJ é contratado por uma clínica de outra cidade para dar consultas. Assim, ao emitir a nota a essa empresa, lança a retenção do imposto municipal, que é descontado do valor a receber, ficando a contratada responsável por repassar à prefeitura o tributo recolhido antecipadamente.
Posteriormente, na apuração mensal, o profissional informa ao Fisco a retenção para que não precise pagar o imposto novamente e a conformidade tributária seja mantida.
Retenções federais
Se o CNPJ não estiver enquadrado no Simples Nacional, retenções dos impostos federais também podem incidir sobre suas notas direcionadas a empresas. Os descontos seguem as seguintes alíquotas:
- Imposto de Renda (IRPJ): 1,5%;
- Contribuição Social (CSLL): 1%;
- Pis: 0,65%;
- Confins: 3%.
Da mesma forma que ocorre com o ISS, a parte tomadora fica responsável por pagar os valores retidos. A obrigatoriedade do profissional na emissão é calcular corretamente as retenções, preencher os campos devidos e descontá-las com exatidão do valor bruto.
Nas apurações, o que deve ser feito é o informe das retenções e a realização dos pagamentos das partes restantes desses impostos, já que os tributos devidos não são totalmente cobertos pelos percentuais retidos.
Especificamente para serviços médicos, o INSS (11%) não precisa ser retido quando as atividades são desempenhadas por um sócio do negócio, caso dos médicos PJ, por exemplo.
Classificação interna dos serviços
Essa é a lista de classificação da prefeitura para as atividades de prestação de serviços. Assim como a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) do CNPJ, a classificação interna conta com um código e uma descrição para cada operação especificamente na cidade.
Dependendo do município, ele pode fornecer uma relação que associa os CNAEs federais às suas classificações próprias, facilitando a identificação. Mas nem sempre essa facilidade existe, exigindo que a lista municipal de serviços seja lida e a melhor opção seja constatada para uso.
Armazenamento
Cada nota fiscal do médico tem de ser armazenada, conforme obrigação legal, por cinco anos a partir da emissão. Durante esse período, os documentos podem ser solicitados pelo Fisco em ações fiscalizatórias ou até o responsável pelo CNPJ pode precisar das notas para alguma solicitação, como recuperação de impostos por equiparação hospitalar de serviços.
Depois disso, a guarda passa a ser opcional e a documentação com mais de cinco anos pode ser excluída para higienização do banco de dados.
Arquivo XML
Ao emitir a nota fiscal médica para outro CNPJ, é importante sempre enviar junto ao documento em PDF o seu arquivo XML. Legalmente, em termos fiscais, é o arquivo que realmente representa a nota, sendo o PDF somente um item auxiliar para visualização e impressão.
Enviar o XML também é uma forma de ajudar os contratantes em seus processos internos, pois os arquivos podem ser importados para sistemas de gestão, financeiros e fiscais, utilizados para tarefas como registros, elaboração de documentos e preparo de declarações.Chegando ao fim do post, você pôde ler muitas instruções para evitar erros em suas notas fiscais, incluindo práticas de armazenamento e compartilhamento. E para ficar ainda mais seguro na manutenção da sua conformidade fiscal, leia como evitar outros sete erros fiscais.