Estabelecimentos de saúde são negócios que precisam arcar com uma série de gastos para manter a estrutura e oferecer serviços de qualidade. Mas é possível, e sempre ideal, reduzir custos na clínica sem que a satisfação dos pacientes seja reduzida.
Aliás, algumas práticas de corte de gastos até mesmo auxiliam na promoção de melhorias para a empresa, como mudanças na área administrativa, como mostraremos ao longo do texto.
Veja a seguir formas de otimizar o caixa da clínica até mesmo em curto e médio prazos.
Terceirização de atividades secundárias
Existem atividades que, apesar de essenciais, são secundárias em relação às principais, que são os serviços médicos. Então podem ser terceirizadas para que a realização de tais tarefas não exija a montagem de uma estrutura (vínculos empregatícios, compra de materiais/eletrônicos, equipagem de locais para postos de trabalho, etc).
São atividades como contabilidade, marketing, limpeza e manutenção predial, que muitas vezes nem precisam de profissionais atuando diariamente na empresa pela demanda não ser tão volumosa.
Boa gestão de pessoal
Uma gestão que mantém a equipe ajuda a evitar gastos com verbas rescisórias e constante treinamento de novos funcionários.
Há também o fato de a manutenção da equipe ser fundamental para um funcionamento ágil e de qualidade nos mais diversos setores, com profissionais que acumulam conhecimentos, se comportam em alinhamento aos valores empresariais e geram mais resultados atuando em equipe.
Modernização de equipamentos e instalações
É claro que modernizar, reformar, renovar elementos e fazer outras mudanças desse tipo exige a injeção de recursos, que pode parecer algo na contramão de reduzir custos na clínica. Porém, esses investimentos, dentro de determinado período, podem representar sim diminuição de gastos, inclusive de forma cumulativa, somada a melhorias que podem resultar em aumento de qualidade dos serviços, fidelização de pacientes e outros impactos positivos.
Por exemplo, a energia elétrica de um estabelecimento de saúde é um alto custo por conta do uso diário de aparelhos de ar-condicionado e equipamentos médicos, além de computadores, lâmpadas e itens de menor consumo de energia. Para gerar uma grande queda nessa conta mensal, o negócio pode instalar placas solares, cujo valor é recuperado e, após o retorno do investimento, a economia segue sendo gerada.
Organização de estoque e almoxarifado
Em relação a itens perecíveis, um setor de estoque desorganizado pode gerar perdas pela falta de controle das datas de validade e até mesmo por problemas de alocação, que dificultam a localização dos produtos.
Quanto aos não perecíveis, até não são perdidos, mas a falta de controle sobre as unidades pode resultar em compras adicionais desnecessárias e menos saldo de caixa no período.
Avaliação de fornecedores
A base de fornecedores deve manter também os inativos, junto a orçamentos passados por eles anteriormente. Em momentos como de reajuste de fornecedores ativos, os inativos podem ser a alternativa existente para compras por valores menores.
Outra boa prática é celebrar contratos de fornecimento, pois o comprometimento de aquisição por longo prazo geralmente tem como contrapartida a prática de valores mais baixos ou preços fixos por períodos, protegendo a empresa de reajustes.
Automação de rotinas administrativas
A automação do backoffice ajuda a reduzir custos na clínica principalmente pela necessidade de menos pessoal no setor e quase extinção do uso de papel. Por exemplo, é possível automatizar tarefas e simultaneamente integrar ferramentas e rotinas, fazendo com que a realização de uma tarefa gere a consolidação de outras ligadas à primeiro, como emissão de nota fiscal e registro financeiro da receita do documento.
Adicionalmente à diminuição de gastos, essa qualificação do setor administrativo e financeiro eleva a qualidade do trabalho e torna a gestão mais eficiente.
Equiparação hospitalar para redução de impostos
Legalmente, a equiparação hospitalar permite à clínica reduzir a sua carga tributária, mas apenas se o seu regime tributário for o Lucro Presumido.
A primeira etapa é o pedido de equiparação, que tem de ser feito à Receita Federal com a entrega de documentos da empresa e um relatório de sua estrutura de serviços. Havendo aprovação, o status é mantido por tempo indeterminado.
Assim que o deferimento é dado, o negócio já pode iniciar a aplicação da vantagem tributária, praticado pela diminuição dos percentuais de presunção de lucro do Imposto de Renda (IRPJ) e da Contribuição Social (CSLL) para a base de cálculo trimestral de ambos:
- a presunção do IRPJ cai de 32% para 12%;
- a presunção da CSLL cai de 32% para 8%.
Por exemplo, em uma clínica com faturamento de R$ 100 mil no trimestre, a base de cálculo dos impostos trimestrais passa de R$ 32 mil para R$ 12 mil e R$ 8 mil, resultando em valores a pagar muito mais baixos.
E a economia também pode ser retroativa. É autorizado solicitar restituição/compensação de valores pagos a mais, pelas alíquotas normais, anteriormente ao deferimento da equiparação para o faturamento gerado com os serviços listados na relação de atividades enviadas à Receita na solicitação.
A busca de economia retroativa deve ser feita mediante envio do Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação (PER/DCOMP), documento no qual o CNPJ informa os pagamentos feitos a maior, seu direito de restituição e os fatos geradores do direito.Agora, você pode ler nosso conteúdo completo sobre equiparação hospitalar para reduzir custos na clínica e recuperar pagamentos anteriores.