Também chamado de rateio, o repasse médico é uma das principais contas a pagar de uma clínica e merece atenção especial dos profissionais que trabalham nas tarefas de gestão e rotinas administrativas.
Além de manter os pagamentos dos profissionais em dia, boas práticas de gestão dos honorários são necessárias para que o gerenciamento financeiro em geral da empresa não saia do controle.
A seguir, abordaremos ações e políticas que ajudam clínicas e outros estabelecimentos com essa importante demanda.
Tipos de repasse
Os formatos mais usados de repasse médico são por percentual, valor fixo por atendimento e conforme a produtividade.
O primeiro funciona com a separação de um percentual do valor de cada serviço para o profissional de saúde. Já no segundo há um valor fixo para cada atendimento, podendo ser diferente dependendo do procedimento ou consulta, repassado ao médico. Por fim, no sistema de produtividade é pago um montante de acordo com a quantidade e os tipos de consultas, exames e demais procedimentos realizados.
Há também maneiras mais específicas de repassar os honorários médicos, a combinar entre as partes. Por exemplo, em determinadas atividades o pagamento ao profissional pode ser um percentual dos valores, enquanto em outros serviços o repasse ocorre por valor fixo.
Trabalhar com mais de um tipo de cálculo de repasse pode ser interessante para separar a apuração de pagamentos provenientes de atividades com valores fixos, como consultas, e variáveis, a exemplo de exames mais ou menos abrangentes.
Centralização de registros
Os profissionais de saúde podem fazer os seus próprios controles como preferirem, mas a clínica tem de ter os lançamentos centralizados, com possibilidade de emitir relatórios de consumo interno e também para compartilhar com os médicos para fins de transparência.
O ideal é que seja usado um software de gestão de estabelecimentos de saúde, ou outro sistema de gerenciamento que se adapte bem ao negócio, para manter os dados centralizados e seguros e poder contar com relatórios satisfatórios.
Dados dispersos em planilhas manuais e pastas podem ser perdidos ou gerarem dificuldade de localização e compartilhamento com os profissionais interessados.
Classificação de atendimentos, exames e procedimentos
A classificação facilita a organização das fontes de receita na ferramenta de gestão e permite que os relatórios gerados apresentem os valores calculados separadamente em cada atividade, tanto para outras finalidades quanto para prestação de contas ao fazer os repasses médicos.
Uma dessas outras finalidades é a análise de faturamento e lucratividade, tarefa para a qual a classificação detalha os serviços que mais contribuem para as receitas bruta e líquida.
Usando um software de gestão e/ou financeiro e aplicando a classificação, pode-se aproveitar a integração entre sistemas para automatizar a realização de rotinas diversas a partir de ativações comandadas pelas classificações configuradas.
Periodicidade
A frequência dos pagamentos pode ser definida em política válida para todos os contratados ou decidida entre clínica e profissionais individualmente, considerando as preferências de cada membro da equipe.
Independentemente da periodicidade escolhida, ela deve levar em conta as necessidades de caixa e o gerenciamento do capital de giro, até porque é preciso manter também na rotina financeira disponibilidades para os pagamentos de repasses médicos dos atendimentos anteriores.
Uma das questões a ser considerada é o prazo de compensação dos pagamentos feitos por pacientes, que idealmente devem ocorrer antes dos repasses, e os volumes de recebimentos a prazo e à vista.
Fluxo de caixa e previsões
Acima tocamos rapidamente nos temas caixa e capital de giro, e o controle de fluxo de caixa é uma das ferramentas essenciais para a administração de ambos.
Todos os repasses feitos têm de ser lançados com as datas exatas de seus pagamentos, descrições breves e classificações. Para o fluxo projetado, a clínica pode usar como base os agendamentos de consultas e procedimentos, registrando na projeção esse faturamento futuro e também os repasses médicos que serão gerados por essa receita.
Em âmbito geral, elaborar e monitorar o fluxo de caixa e suas projeções aumenta a segurança financeira do negócio e dá previsibilidade e capacidade de antecipação para agir diante de momentos positivos ou de dificuldade. Quanto aos pagamentos dos honorários dos profissionais, os relatórios ajudam na manutenção de saldo disponível para o custo recorrente mais importante de uma empresa de saúde.
Automação de cálculos
Dependendo da tecnologia utilizada para gerenciar as finanças, é possível configurar regras para automatizar a apuração dos repasses sobre os serviços lançados. É uma forma de reduzir a quantidade de trabalho manual, demorado e repetitivo e garantir a exatidão dos números evitando erros humanos na realização das contas.
A partir da automação, basta que os relatórios sejam emitidos nos períodos de pagamento para que o responsável visualize o total das receitas e os valores destacados a pagar para cada profissional. A tecnologia também possibilita que as informações sejam exportadas para outros sistemas, como de escrituração contábil, propiciando alocação de números exatos para o cumprimento de outras obrigações.
Junto ao planejamento de gestão e pagamento dos repasses médicos, é fundamental que todas as definições, do estabelecimento e as acordadas junto aos profissionais, sejam formalizadas em contratos de trabalho ou de prestação de serviços. As cláusulas devem ser objetivas e sucintas, sem espaços para interpretações dúbias e demais ocorrências potencialmente prejudiciais.
Também deve-se ter muito cuidado com a contabilização dessas receitas e despesas e a correta escrituração dos resultados mensais e anual.
E se você tem alguma dúvida de como tratar os repasses médicos burocraticamente (contabilidade, notas fiscais e recibos, impostos etc), entre em contato conosco ou deixe a dúvida nos comentários para respondermos.