Em algumas hipóteses, os impostos podem ter o recolhimento antecipado, ou transferido de local, por meio de retenção em nota fiscal do PJ prestador de serviço. Quando acontece, as partes envolvidas devem prestar atenção às exigências diferenciadas que devem atender, o que pode ocorrer inclusive em situações que envolvem empresas do Simples Nacional.
Nos tópicos à frente, detalharemos os casos que obrigam tomadores e prestadores a efetuarem retenções e quais outras ações têm de ser feitas para o correto andamento tributário.
PJ do Simples Nacional
A empresa optante pelo Simples não pode ter retenções em suas notas, com exceção do Imposto sobre Serviços (ISS) em uma situação específica: quando o serviço está entre os listados no Artigo 3° Lei Complementar 116/2003.
São dezenas de serviços, mas que podem ser resumidos da seguinte forma:
- execução de obras;
- atividades relacionadas a obras e manutenção de imóveis, vias e meio ambiente;
- transporte;
- coleta e tratamento de lixo;
- armazenamento e movimentação de carga;
- eventos.
Normalmente, o ISS é devido à prefeitura da cidade da empresa contratada. Porém, nesses serviços a legislação determina que o imposto seja pago à cidade da contratante. Então, se o prestador não for do mesmo município do tomador, ocorre a retenção para que o CNPJ contratante transfira o ISS à sua prefeitura por meio dele.
Na prática, a alíquota de ISS que o prestador paga no Simples é destacada na nota fiscal e, calculando o tributo a partir dela, a retenção é lançada na nota e quem solicitou o serviço paga por ele descontando o valor do ISS. Depois, o tomador emite a guia da sua prefeitura para repassar a ela esse valor retido.
Quanto ao prestador, no momento de declarar o faturamento mensal no portal do Simples Nacional e apurar seus impostos, informa a retenção sofrida e paga somente os demais tributos.
Como substituto tributário (denominação de quem retém), o contratante do serviço é quem fica com a obrigatoriedade de pagar o ISS relacionado a ele, já que reteve esse valor, e não o prestador — como normalmente funciona.
PJ do Lucro Presumido
Como esse regime em si é mais complexo que o Simples, a retenção também conta com mais detalhes e especificidades.
Primeiramente, não são todos os serviços que estão sujeitos à retenção na nota fiscal do PJ. Além dos serviços profissionais e regulamentados, como advocacia, engenharia e arquitetura, os demais são ligados na maioria a obras e ao cuidado de imóveis, vias e outras construções.
Quanto à obrigatoriedade de reter, é organizada da seguinte forma:
- contratante do serviço optante pelo Simples Nacional: retém apenas o Imposto de Renda (IRPJ);
- contratante do Lucro Presumido, Real ou órgão público: retém todos os impostos federais;
- ISS: retido pela empresa contratante somente quando a prestação ocorre em cidade que não a da prestadora, como nos casos citados acima para a retenção em notas emitidas por empresas de serviços enquadradas no Simples.
Agora, vamos aos percentuais, já informando que serviços com valor de até R$ 215,04 não sofrem retenção.
Nota com valor entre R$ 215,05 e R$ 666,67:
- Contribuição Social (CSLL): 1%;
- Pis: 0,65%;
- Cofins: 3%;
- ISS: 2% a 5% (dependendo do município do serviço);
- INSS: 11%.
Nas notas com valor de R$ 666,68 ou mais todas as retenções acima são feitas, com adição de 1,5% de retenção para o IRPJ.
Da mesma forma que no Simples, os documentos informam valores líquidos já com a subtração dos valores retidos e os tomadores pagam somente esses valores para os contratados.
Depois, as empresas contratantes emitem as devidas guias para o repasse aos órgãos públicos dos tributos retidos. Enquanto isso, as contratadas informam as retenções em cada uma de suas declarações e emitem as guias de impostos descontando os valores recolhidos antecipadamente.
Retenções não repassadas ao Fisco
A retenção em uma nota fiscal de PJ cria o já citado substituto tributário para aquela parte que foi retida, sendo que esse substituto é quem responde por ela e tem a obrigação de pagá-la. Então, quando o repasse não é feito, o prestador não tem problemas por não ser a parte obrigada ao pagamento.
Aliás, na maioria das vezes, quem sofre a retenção nem fica sabendo da eventual irregularidade, já que o recolhimento dos tributos retidos se torna uma rotina interna do contratante, como dezenas ou centenas de outras.
Porém, o negócio que retém e não faz o devido repasse pode ter problemas, já que além de ficar com pendência junto aos órgãos públicos acaba ainda cometendo apropriação indébita (porque fica para si com valor destinado ao Fisco).
Emissão de nota com retenção
As notas de serviços são de responsabilidade municipal. Logo, cada prefeitura do Brasil tem o próprio layout para seus documentos e regras individuais de emissão.
O que o emissor deve ter em mente, independentemente do sistema de emissão utilizado, são duas coisas somente: as retenções precisam ser destacadas e devem ser subtraídas do valor bruto do serviço. A partir disso, basta procurar no layout se há funcionalidades e campos específicos para tais anotações. Não havendo, o espaço de observações e anotações gerais pode ser utilizado para escrever quais tributos serão retidos e seus valores.
E tão importante quanto registrar as retenções corretamente nas notas é informá-las em declarações e cálculos tributários. Se essas obrigações acessórias são feitas sem o lançamento de retenções, o prestador fica obrigado a pagar os tributos integralmente, gastando mais desnecessariamente.Apesar de alguma complexidade, esse processo de retenção segue regras fixas e padronizadas e tudo pode ficar mais simples depois do primeiro serviço que envolve a obrigação. Mas se ainda ficou com dúvidas sobre retenções em notas fiscais de PJ, deixe nos comentários para respondermos.