Esse serviço oferece ao profissional autônomo a possibilidade de ter um endereço físico, para necessidades fiscais e de recebimento de correspondência, sem o ônus de arcar com altos custos de aluguel, energia elétrica, internet, telefone e funcionário recepcionista.
Dependendo do prestador do serviço, o escritório virtual do PJ pode oferecer soluções tecnológicas que auxiliam na montagem de uma estrutura digital para atendimento a clientes, desenvolvimento de novos negócios e outras tarefas profissionais.
Saiba se a sua empresa pode ser formalizada com esse formato de escritório e o que é oferecido.
Qual empresa pode utilizar o escritório virtual?
Negócios de todos os portes e que praticam atividades que não demandam atendimento ao público ou estrutura física de produção e venda de produtos ou serviços podem fazer uso desse tipo de escritório.
São empresas cujo endereço tem finalidade somente fiscal e postal, como prestadores de serviços digitais e/ou remotos de engenharia, arquitetura, telemedicina, direito, marketing e tecnologia.
Quais são os recursos do escritório virtual?
Endereço postal e fiscal
Todo negócio, por menor que seja e independentemente das atividades, tem de apresentar um endereço físico na sua documentação de formalização em todos os órgãos.
Como muitos empreendedores não podem ou não querem arcar com altos custos de instalação de escritório físico (além de algumas pessoas não poderem usar o endereço residencial por regras condominiais), esse recurso resolve problemas burocráticos e reduz custos.
Softwares
A maioria das empresas oferecem em seus planos acesso a tecnologias em versão premium, principalmente para realização de videochamadas, comunicação em geral e armazenamento de dados em nuvem. E o fornecimento é acompanhado de suporte técnico.
Gestão de correspondências
Trata-se da recepção, com registro de entrega para os remetentes, das correspondências, armazenamento e notificação ao locatário dos recebimentos.
Salas de reunião
Apesar do termo escritório virtual, os prestadores dispõem de locais físicos e oferecem salas para quando os usuários precisam receber clientes presencialmente.
Normalmente, os locais também contam com espaços de trabalho individuais.
Recepção e transferência de ligações telefônicas
O escritório virtual do PJ pode apresentar número próprio de telefone fixo, com atendimento das ligações feito por um funcionário do prestador, que transfere as chamadas para o titular da empresa e/ou anota recados para repassá-los ao contratante.
Impressão
A impressão de documentos é um dos serviços adicionais de menor custo, geralmente cobrado pela quantidade de impressões, mas também podendo estar incluso ao pacote de serviços — com ou sem limitação de quantidade.
Serviço de entrega
O locatário pode ter à disposição motoboys oferecidos pelo escritório para o envio de documentos e pequenos itens.
Assistência administrativa
É um auxílio para a manutenção de rotinas administrativas, como emissão de notas e cobranças, registros financeiros, recepção de contas a pagar e organização de documentos.
Serviços contábeis
É menos comum, mas existem os escritórios virtuais que prestam também, além de assistência em rotinas administrativas, os serviços de atendimento às obrigações legais, fiscais, contábeis e trabalhistas.
Benefícios do escritório virtual para o PJ
Disponibilidade e profissionalismo no atendimento
Caso o prestador contratado ofereça o serviço, e o PJ opte por ele, os contatos têm atendimento garantido em ligações telefônicas e até WhatsApp, com um profissional que atenderá anunciando o nome da empresa e fará a transferência ou a anotação do assunto.
Redução de custos e flexibilidade
Se o autônomo precisa contar com um local físico para endereço fiscal e postal e também para reuniões presenciais, a redução de custos é muito grande em comparação com a locação de uma sala comercial, que ainda tem de ser mobiliada na maioria das vezes.
Quanto à flexibilidade, é a possibilidade de, se um plano contínuo de uso no longo prazo não for uma necessidade, pagar o escritório virtual somente quando for realmente preciso.
Quanto a valores especificamente, não podemos explorar mais o tópico para dar informações pela variação dos valores, que ocorre por fatores como localidade, tamanho da estrutura, funcionalidades e serviços inclusos e mercado alvo de cada prestador. Logo, o contratante precisa pesquisar locais e valores, observando os pacotes oferecidos e as formas de contratação existentes.
Garantia de recepção de correspondências
As correspondências podem demorar a serem vistas, ficando bastante tempo paradas na caixa do endereço. E também podem nem mesmo ser recebidas pelo fato de o entregador não encontrar o destinatário no momento da realização da entrega.
Com o escritório virtual, todas as correspondências profissionais do PJ são recebidas na primeira tentativa de entrega e ele fica sabendo no mesmo dia que algo foi recebido e ao que se refere.
Possibilidade de networking
No uso presencial, em sala de reunião ou espaço de trabalho, o profissional liberal tem a chance de fazer networking junto a outros usuários e encontrar clientes e parceiros comerciais. Isso porque o ambiente reúne somente pessoas que estão frequentando a trabalho, todas interessadas em expandir a rede de contatos e fazer novos negócios.
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