NFC-e: o que você precisa saber sobre a nota fiscal do consumidor

A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) é o documento fiscal de emissão obrigatória em vendas de empresas para clientes finais, as pessoas físicas. É um tipo de documento ainda recente em relação aos demais, gradativamente sendo implementado em todo o país.

Com o surgimento da nota eletrônica para consumidores, em 2014, a nota manual modelo 2 e os cupons fiscais eletrônicos começaram a ser substituídos. Como uma solução nova de procedimentos, ainda existem muitas dúvidas sobre o funcionamento desse documento, suas obrigações e se ele facilita ou dificulta o funcionamento das empresas.

Para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto, respondemos neste post a 10 dúvidas sobre a NFC-e e mostramos cinco benefícios trazidos por ela aos comerciantes.

Quando a NFC-e é utilizada e quais empresas precisam emitir?

Já dissemos que o uso da Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor se dá em vendas a clientes finais, mas isso não diz tudo sobre sua aplicação. Na prática, a emissão da NFC-e é obrigatória em todas essas operações feitas por empresas cujas atividades são de comércio varejista a consumidores e, dependendo do estado, de atacado.

Ou seja, se uma pessoa vai até a sede de uma indústria, por exemplo, que tem como atividades a manufatura e a venda de produtos a empresas para que elas revendam, e compra algo direto de fábrica, essa indústria não precisa emitir a nota do consumidor.

Neste caso, a fábrica emite uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) comum tendo a pessoa física como destinatária e compradora da transação, o que também é legal.

Quais são os dados obrigatórios da NFC-e?

São poucas informações a serem preenchidas, todas essenciais para o claro registro de uma transação:

  • Descrição dos produtos;
  • Quantidades vendidas;
  • Valores das mercadorias;
  • Total da nota fiscal;
  • ICMS da nota;
  • Forma de pagamento.

A empresa precisa de certificado digital para emitir?

Como todos os outros documentos fiscais, a NFC-e precisa ser assinada digitalmente e transmitida para que seu uso seja autorizado e a operação possa ser finalizada dentro da lei fiscal e tributária.

Em ambos os momentos — assinatura e transmissão — a certificação digital, do tipo A3 para CNPJ, é solicitada.

Existe emissor gratuito público para a Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor?

A Secretaria da Fazenda (Sefaz) não possui um emissor público, porém os emissores gratuitos existem. Eles são versões básicas de programas pagos, que o usuário pode aproveitar por algum tempo ou enquanto sua demanda for baixa, mas que depois passam a ser cobrados.

Caso você ainda precise fazer a certificação digital, pode aproveitar o que um de nossos parceiros oferece: um emissor gratuito de notas para empresas que aderem à sua certificação.

Como deve ser feito o credenciamento para emissão?

A empresa emissora precisa solicitar à Sefaz um token para emissão de NFC-e. Ele é um código de segurança composto por números e letras, utilizado para que o comércio tenha garantida a autenticidade de suas notas emitidas.

Qual é o prazo de cancelamento de uma nota para consumidor?

O documento pode ser cancelado até 24 horas depois de sua autorização de uso desde que a mercadoria colocada não tenha circulado.

Quando o caso não atende a ambos os critérios, sendo o cancelamento feito após um dia ou depois da circulação dos produtos, é preciso que a empresa emita uma nota fiscal de entrada da mercadoria para cancelar a operação anterior.

A NFC-e possui arquivo XML?

Como os demais documentos fiscais, a nota do consumidor é composta por um documento auxiliar de visualização facilitada dos dados e um arquivo XML, que realmente tem valor fiscal e deve ser armazenado pela empresa por cinco anos.

Na emissão, o documento auxiliar impresso deve ser entregue ao comprador, no qual consta a chave de acesso pela qual o cliente pode baixar o XML no site da Sefaz. Também havendo a funcionalidade no emissor utilizado, o arquivo pode ser enviado por e-mail diretamente.

Caso o comprador dispense o documento e o recebimento virtual do XML, a empresa também fica dispensada do envio — mais ainda obrigada a armazenar o arquivo pelo prazo legal definido.

O que é o QR Code da NFC-e?

Uma norma técnica do ano de 2015 obriga os emissores da nota ao consumidor a incluírem o QR Code nos documentos, exigência já atendida pelos fornecedores de ferramentas emissoras.

Esse código é um desenho em pontos quadrados pretos e brancos que é lido por aplicativos de smartphones e diretamente pelas câmeras de alguns modelos. Após a leitura do código, a tela do aparelho exibe os dados do documento pelo seu registro na Sefaz.

Qual é a diferença entre ECF e NFC-e?

A sigla ECF significa Emissor de Cupom Fiscal. É o sistema que faz a emissão dos cupons, já sendo substituídos pela NFC-e, por meio de impressoras próprias e autorizadas para isso, softwares que permitem a emissão e também certificação digital.

Além da diferença fiscal entre os documentos, existe a distinção de estrutura — maior e mais cara para emitir os cupons.

Quais são os prazos para as empresas se adequarem à emissão da NFC-e?

Os prazos de adequação são segmentados. Cada estado possui seus prazos e eles são divididos de acordo com aspectos das empresas, como:

  • Atividades desenvolvidas: apenas varejo ou atacado e varejo;
  • Faturamento de anos anteriores;
  • Início das atividades;
  • Regime tributário;
  • Tamanho de área de vendas;
  • Localização.

São muitos os critérios utilizados para a definição de prazos nos 27 estados e algumas datas até já expiraram. Por isso, e para ter certeza do que deve ser feito, o responsável pelo comércio tem de entrar no site da Sefaz de seu estado para se informar exatamente sobre os prazos regionais.

Quais são os benefícios para a empresa emissora da nota ao consumidor?

Economia em relação ao ECF

A NFC-e não exige toda a estrutura do ECF e nem homologação de software e impressoras fiscais.

O comércio já credenciado para emitir a NF-e pode contratar um emissor da Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, ou até utilizar um plano gratuito inicialmente, e imprimir os documentos em qualquer impressora.

Além disso,  eles podem ser enviados diretamente aos smartphones dos compradores, eliminando também os gastos com papel e informatizando o processo.

Redução de custos técnicos

No sistema ECF é preciso contratar técnicos especializados no assunto para fazerem a instalação dos componentes, a inicialização do sistema e ainda possíveis manutenções.

O uso da nota eletrônica dispensa tudo isso. No máximo, pode ocorrer algum problema com a ferramenta online emissora das notas, o que pode ser resolvido pelo seu suporte remotamente — serviço normalmente já incluso na adoção dos softwares.

Redução da burocracia e de tarefas gerenciais

As notas manuais de modelo 2 exigiam as seguintes tarefas:

  • Pedido de autorização para impressão de documentos na Sefaz;
  • Envio da autorização da Sefaz para uma gráfica credenciada a fazer impressões fiscais;
  • Espera pela confecção dos talões, junto a um custo considerável com papel.

Quanto ao sistema ECF, já falamos sobre estrutura e gastos que demanda. Porém, ainda há a burocracia que gera, como:

  • Realização da redução Z: é o fechamento diário das movimentações de cupons fiscais que os usuários do sistema precisam fazer;
  • Realização da leitura X: é uma leitura que gera um documento do sistema com o acúmulo dos números de contadores e totalizadores das vendas desde a última abertura de expediente até o momento. Na prática, funciona como um espelho da redução Z, mas permite que o ECF siga efetuando vendas normalmente. Já a redução exige fechamento e nova abertura de caixa, em dia posterior, para o seguimento das vendas.

Existem ainda várias outras tarefas, que chegam a uma dezena, necessárias para os usuários de cupons fiscais manterem o funcionamento dentro da legislação e conforme as necessidades operacionais.

Como comparação, a Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor funciona continuamente enquanto houver um programa emissor e um certificado digital válido.

O máximo que o comerciante precisa fazer é exportar os arquivos XML gerados no mês e enviá-los à contabilidade para que os impostos sejam apurados e a escrituração contábil seja feita.

 Facilitação da abertura de filiais

Um comércio que abre uma nova filial só precisa que o emissor de notas já utilizado seja fornecido também à nova unidade e um certificado próprio para ela seja feito, junto ao credenciamento por token na Sefaz regional.

Antes da NFC-e, todo aquele processo manual e de espera para uso das notas físicas era necessário. Ou, ainda pior, era obrigatório investir tempo, dinheiro e esforços para obter autorizações, homologações e estrutura do sistema de cupons fiscais.

Integração de programas emissores a plataformas de vendas

O software utilizado para emitir os documentos aos clientes pode ser integrado à plataforma de vendas da loja física e até mesmo à loja virtual.

Dessa forma, para cada compra finalizada na ferramenta da empresa uma NFC-e já é emitida, bastando que o vendedor preencha os dados do comprador. E quando isso for feito na loja virtual, onde os clientes informam seus dados em cadastros, tudo é feito de forma automática.

Agora que você sabe o que precisa sobre a NFC-e, assine a nossa newsletter para receber conteúdo sobre finanças, contabilidade e obrigações fiscais diretamente em seu e-mail e aprender cada vez mais.

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