Como registrar um funcionário — O passo a passo completo

Quem está começando a empreender ou já operando e percebendo a necessidade aumentar a mão de obra tem muitas dúvidas e ainda desconhece diversos processos empresariais. E uma dessas incertezas é como registrar um funcionário. Afinal, isso envolve exames admissionais, documentos, contrato, termos de responsabilidade e preenchimento da carteira de trabalho.

A burocracia, no entanto, não precisa ser um empecilho. Basta conhecer os procedimentos. É por isso que criamos este post, no qual você verá um passo a passo completo para acabar com as suas dúvidas sobre o assunto.

Então, nos acompanhe e veja como contratar um funcionário sem dores de cabeça.

1. Defina o tipo de contrato que regerá a relação de trabalho

A determinação desse ponto é fundamental, porque é a partir dele que você poderá iniciar o processo.

Existem duas modalidades a serem escolhidas:

Contrato de experiência

O empregado é mantido na empresa por no máximo 90 dias, com a possibilidade de uma prorrogação dentro desse período. Ele recebe o salário normalmente, mas não há garantias de que o serviço será mantido após esse intervalo de tempo.

No caso de ser liberado, o empregado tem direito a um quarto do 13º salário e o valor proporcional das férias. Por outro lado, o empregador está desobrigado do pagamento de aviso prévio e da multa de 40% de FGTS por conta da rescisão.

Contrato de trabalho

Neste modelo, o contrato de experiência é transformado no de trabalho quando o empregador se sente satisfeito com os serviços prestados pelo empregado durante 30 a 90 dias iniciais. E a modificação é feita automaticamente.

2. Solicite os documentos do contratado

Essa requisição é necessária para a elaboração do contrato de trabalho.

Os documentos necessários são:

• Carteira de trabalho, que deve permanecer com a empresa por até 48 horas. Deve constar nela: remuneração, dados do contratante, cargo, data de admissão e possíveis condições especiais;
• Certificado de alistamento militar, somente para trabalhadores do sexo masculino e com mais de 18 anos;
• Exame admissional, que analisará a compatibilidade da saúde do trabalhador em relação à função que exercerá;
• Certidão de nascimento ou casamento e declaração de dependentes. Essas informações devem ser destacadas para o imposto de renda e podem impactar em benefícios, como convênio médico e odontológico ou salário-família;
• Solicitação de vale-transporte, quando necessário, já que é preciso descontar até 6% do valor do salário do trabalhador e obrigatoriamente fornecê-lo se o contratado precisar;
• Cópia do título de eleitor para empregados com mais de 18 anos;
• Cópia de RG e CPF;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Inscrição no Programa de Integração Social (PIS) ou Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep);
• Comprovante de residência;
• Foto 3×4 colorida.

Caso o colaborador precise do salário-família, é necessário solicitar ainda a carteira de vacinação dos filhos com menos de 7 anos e comprovante de frequência escolar para crianças com mais de 7 anos.

3. Elabore o contrato

Deve ser escrito pela empresa com os seguintes dados:

• Informações de identificação de contratado e contratante;
• Benefícios do novo funcionário a partir de seu cargo e sindicato ao qual faz parte, observando a convenção coletiva da categoria, que determina diversos pontos importantes, como piso salarial, carga horária e demais quesitos.

O funcionário deve assinar o contrato de trabalho, se estiver de acordo com as especificações, e também o responsável pela empresa. A impressão tem de ser feita em duas vias, uma para o contratante e outro para o contratado.

4. Emita o termo de responsabilidade do salário-família

Na hipótese de o contratado enquadrar-se nos critérios de recebimento do salário-família, ele precisa assinar o termo de responsabilidade do benefício.

O formulário pode ser preenchido e automaticamente emitido pelo site da Previdência Social. Pelo termo, o funcionário coloca-se em posição de manter o contratante informado sobre ocorrências do momento e novas que influenciam na concessão ou não do benefício.

5. Preencha a carteira de trabalho

As informações já descritas devem ser registradas na carteira de trabalho, inclusive benefícios, que devem estar na página de observações. O preenchimento precisa ser feito em até 48 horas, prazo máximo para que a empresa mantenha esse documento.

Recomenda-se pedir a assinatura do funcionário em um recibo de entrega e devolução da carteira de trabalho para evitar possíveis questionamentos futuros sobre movimentação e retenção do documento.

6. Elabore o acordo de banco de horas, caso exista

A reforma trabalhista deu a liberdade às empresas de impelementarem o banco de horas de maneira unilateral, porém com consentimento por escrito dos funcionários.

Portanto, caso o banco de horas seja aplicado é preciso redigir o acordo para ser assinado por responsável pela empresa e funcionário, sendo uma via para cada parte.

7. Realize o exame admissional

Essa é uma etapa fundamental para o início do trabalho do empregado. A avaliação deve ser feita em uma empresa especializada na área e com registro no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) para realização de tais exames.

A função do exame admissional é garantir que o trabalhador pode exercer a função, conforme o Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO) da empresa. Para o empregador, é uma comprovação de que o problema de saúde não foi ocasionado pelo trabalho executado após o início das atividades.

Esse exame nunca pode ser cobrado do funcionário, da mesma forma que as atividades não podem iniciar sem sua realização.

8. Conte com a ajuda de um escritório contábil

O registro de um funcionário novo é uma atividade que possui diferentes etapas e que exige diversos documentos. Para evitar erros, o ideal é contar com o auxílio de um escritório contábil pelo fato de diversas leis trabalhistas precisarem ser observadas — além de os procedimentos serem insubstituíveis e não admitirem erros.

Agora que você já sabe como registrar um funcionário, que tal aprofundar seus conhecimentos? Leia sobre a folha de pagamento, seus cálculos, impostos e contribuições.