Por que e como investir em automação financeira na sua startup

As startups precisam planejar muitos procedimentos financeiros diariamente para pagar contas, emitir cobranças, reconhecer recebimentos e concluir outras atividades do setor. Com a automação financeira, todas essas e outras tarefas deixam de ser feitas manualmente e a empresa passa a evitar erros humanos passíveis de ocorrerem na lida com muitos números.

Em suma, ferramentas inteligentes passam a fazer pagamentos e recebimentos de maneira programada e em volume, a depender de como são configuradas. Elas também podem integrar processos que possuem relação entre si e/ou entre as informações que registram e movimentam.

Neste post, mostraremos o que a sua startup tem a ganhar com essa automação, o que pode ser automatizado e como preparar o ambiente para as implementações.

O que a startup ganha com a automação financeira

Produtividade para o setor financeiro

Imagine que um negócio, ainda pequeno, tem 50 clientes que pagam de maneira recorrente pelos produtos ou serviços. Então, sem a automação de processos financeiros seria necessário todo mês lançar 50 cobranças manualmente e depois conferi-las uma a uma, o que gastaria muito tempo.

Para resolver esse problema, um gerenciador de cobranças pode fazer as emissões de boletos em lote ou cobranças via cartão de crédito e, posteriormente, automaticamente reconhecer os recebimentos e apontar as inadimplências eventuais. Ou seja, o setor passa por todos esses procedimentos sem exigir tempo e esforços, praticamente sozinho.

Dessa maneira, a tarefa se torna muito mais rápida e independente da ação humana, deixando disponibilidade para os responsáveis pelo negócio ou funcionários dedicarem-se a outros trabalhos.

Exatidão nos dados movimentados

Como citamos no início do texto, o erro humano pode ocorrer quando as pessoas lidam manualmente com números — e a probabilidade de acontecer aumenta proporcionalmente ao volume de dados com o qual alguém tem que lidar. Ao tirar tarefas das mãos das pessoas a startup elimina a possibilidade de ocorrerem erros em lançamentos, recebimentos, pagamentos e outras atividades.

A garantia de exatidão nas informações reduz a carga de preocupações de gestores e evita transtornos e retrabalho para corrigir documentos e relatórios financeiros.

Escalabilidade administrativa

Um negócio escalável consegue replicar processos de acordo com suas necessidades e seu crescimento, sem que os gastos e as contratações de funcionários se elevem na mesma proporção. Normalmente, é um cuidado dispensado às operações, mas a escalabilidade das rotinas administrativas também é importante, pois elas dão suporte às operações e obrigações geradas em relação a financeiro e contabilidade.

A automação financeira ajuda a startup a escalar fazendo com que as atividades do departamento se mantenham produtivas, exatas e concluídas em volume sem que mais gastos e pessoas sejam necessários para acompanhar crescimentos de demanda.

Integração de processos

Por exemplo, ao reconhecer um recebimento é possível que o sistema de cobrança automaticamente faça o lançamento da receita na contabilidade da empresa, via API ou outro recurso. Antes disso, ao concluir uma venda a integração pode fazer com que outra ferramenta, por consequência, faça a emissão da nota fiscal do produto ou serviço.

A automação do setor financeiro oferece uma variedade de possibilidades para integração de tarefas, ferramentas e informações, unindo atividades ligadas a vendas, cobranças, pagamentos, lançamentos contábeis e fiscais e até status de clientes.

Redução de custos

A necessidade menor de contratação de pessoas talvez seja a maior redução de custos que a startup alcança ao implementar a automação, mas outros fatores também a ajudam a gastar menos, o que significa lucro maior e mais disponibilidades em caixa e contas bancárias.

Geralmente, sistemas de cobranças cobram taxas menores, e em menos quantidade, do que bancos, que também oferecem emissão de boletos. Caso o volume seja pequeno, pode não fazer muita diferença. Porém, conforme a quantidade de lançamentos cresce a economia vai se tornando mais relevante.

Além disso, pagando menos a empresa ainda pode contar com mais recursos, como criação de links e botões de pagamentos, pois são ferramentas focadas apenas em tarefas de cobranças e automação de atividades.

Controle maior sobre as rotinas financeiras

Na hipótese de a startup estar nas fases iniciais e ainda ser muito pequena, quando o responsável toma conta de todas as contas a pagar e receber sozinho ou junto aos sócios, não é difícil ter controle sobre as rotinas, até porque o volume é pequeno.

No entanto, a partir de um determinado número de clientes, e consequentemente de procedimentos financeiros, fica mais difícil lembrar coisa como:

  • o que há a pagar e receber;
  • o que já foi pago e recebido;
  • quando pagamentos e recebimentos foram feitos e por quais contas;
  • existência ou não de inadimplentes e, se sim, qual é a situação deles.

Processos integrados, centralizados e automatizados ajudam os gestores a terem melhor controle das finanças da startup. É muito mais seguro contar com esse tipo de ambiente organizacional do que tentar lembrar, por exemplo, quem pagou determinada obrigação, quando e por qual fonte de recursos.

Quais procedimentos financeiros podem ser automatizados

Gestão de recebíveis

Independentemente do número de clientes que uma empresa tenha, ela pode emitir e reconhecer cobranças pontuais ou recorrentes de forma automática, assim como identificar inadimplentes e emitir relatórios de recebíveis realizados e previstos.

Ferramentas como Iugu e Gerencianet possuem essas e outras funções mais avançadas, que colocam a gestão de recebíveis no piloto automático. Ademais, podem ser integradas a outros softwares para que demais atividades relacionadas aos recebimentos também sejam automatizadas.

Lançamentos contábeis

A escrituração contábil não é tarefa do financeiro, mas está intimamente ligada ao setor. O Bkper, por exemplo, faz com que anotações no Google Sheets, como um fluxo de caixa interno, se tornem lançamentos contábeis pela sua integração com produtos do Google.

A ferramenta permite ainda a configuração de relatórios personalizados pelo usuário, especificamente para a gestão empresarial,  e periodicamente emitidos em poucos cliques.

Contas a pagar

O problema de receber boletos por e-mail é que eles podem acabar se perdendo ou não chegando por uma falha no servidor ou caixa de entrada muito cheia.

Para evita esses transtornos e inadimplências, além de diminuir o número de mensagens, boas práticas são o uso do Débito Direto Autorizado (DDA) e do débito em conta automático. O primeiro recurso capta as cobranças emitidas para o CNPJ da empresa e as apresenta no internet banking, enquanto o segundo realiza seus pagamentos automaticamente.

Lançamentos financeiros

Utilizar um ERP ou um software de gerenciamento financeiro é sempre bom para gestão, controle de custos, acompanhamento de movimentações e outras tarefas gerenciais relacionadas às finanças. Entretanto, lançar cada ocorrência na ferramenta manual e individualmente é ruim e pode causar erros e esquecimentos. Por isso, é sempre interessante automatizar os lançamentos, o que garante que o software mostrará a realidade de maneira confiável nas consultas.

Essa automação é feita com integração por APIs ou aplicativos externos e geram registros na ferramenta em ocorrências como recebimentos, pagamentos, inadimplências e emissão de notas fiscais.

Conciliação bancária

O objetivo da conciliação bancária é assegurar a consistência dos dados bancários lançados nos relatórios financeiros internos, assegurando que nenhuma transação dos extratos das contas bancárias fique faltando nos controles do setor de finanças.

Em meio aos lançamentos estão entradas, saídas e despesas bancárias, que totalizam dezenas ou até centenas de registros mensalmente para cada conta. Logo, lançar e conferir manualmente toda essa informação potencializa equívocos e esquecimentos.

As maneiras mais comuns para automatizar a conciliação são por meio de arquivos ou integração direta, dependendo da solução utilizada. Com arquivos é feita a exportação em formato específico para a ferramenta ler os dados, já por integração direta as informações passam de um sistema a outro sem intermediação alguma.

Como preparar a startup para a automação financeira

Antes de os softwares serem contratados e implementados é preciso mapear os procedimentos financeiros, pois se isso não for feito provavelmente será necessário fazer correções de implementação e configuração e alguns procedimentos podem acabar sendo esquecidos.

A etapa não é difícil. Basta listar todas as atividades exigidas do setor e perceber como algumas delas estão ligadas a outras. Por fim, os softwares são escolhidos levando em conta as necessidades da empresa e das tarefas em relação a processamento e integração.

Nesse momento também é importante pensar como se pode melhorar o backoffice do negócio no geral tanto com a automação financeira como com a definição das atividades e da estrutura organizacional delas. Então, saiba como otimizar e organizar seu backoffice adequadamente.

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