Como adequar sua startup ao eSocial

O eSocial é uma obrigação acessória que muda completamente a forma como funcionam os processos relacionados às relações trabalhistas das empresas, e é obrigatória para negócios de todos os portes — inclusive optantes pelo Simples Nacional. Portanto, você precisa adequar sua startup ao eSocial, caso contrário pode ser penalizado com pesadas multas.

Além de mudanças em procedimentos mais burocráticos, como processamento da folha de pagamentos e emissão das guias de encargos trabalhistas, tarefas mais simples ligadas a admissão e demissão, por exemplo, também passam a ser diferentes.

Por isso, fique por dentro do assunto sabendo como funciona a obrigação e como ela impacta seu negócio.

O que é o eSocial?

Desenvolvido pelo Ministério do Trabalho em conjunto com a Caixa Econômica Federal e o Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS), o eSocial faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). O projeto, bastante complexo e que engloba o eSocial, tem como objetivo substituir obrigações acessórias mais antigas, reunir várias delas em torno de apenas uma declaração e tornar digitais todas as obrigações às quais se refere.

Diante disso, o eSocial unifica declarações relacionadas à folha de pagamentos e a retenções de impostos e informatiza procedimentos que anteriormente eram manuais. Por meio da plataforma, todas as ocorrências trabalhistas e os dados gerados são transmitidos ao Fisco trabalhista, à Caixa e ao INSS de forma integrada, dando agilidade aos fiscais de informações e declarações e facilitando que eles façam cruzamento de dados.

Então, o trabalho de fiscalização das empresas torna-se mais rápido e exato, outro motivo pelo qual é necessário adequar a startup ao eSocial. O risco fiscal associado às ocorrências trabalhistas e a suas declarações passa a ser maior com uma fiscalização mais próxima, ativa e qualificada.

Quais informações são centralizadas pelo eSocial?

No total, 15 obrigações são centralizadas na plataforma. As mais conhecidas, e com as quais as empresas mais têm contato, são:

  • admissão e demissão de empregados;
  • processamento da folha de pagamentos;
  • emissão das guias de pagamento de INSS e FGTS;
  • envio de relatórios da folha aos órgãos públicos;
  • Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), que serve para informar o governo federal sobre as movimentações no mercado de trabalho;
  • Relação Anual de Informações Socioeconômicas (RAIS), com dados sobre os vínculos trabalhistas mantidos pelo negócio.

Quais são as multas previstas pelo eSocial?

Existem vários erros que a empresa pode cometer e acabar tendo prejuízo financeiro, mais um motivo para que exista muito cuidado com a obrigação. Veja alguns desses erros, os mais comuns, que geram penalizações:

  • erros no preenchimento de informações cadastrais;
  • informe da admissão após empregado iniciar o trabalho;
  • não comunicar as férias do empregado antecipadamente;
  • não realização do exame admissional anteriormente ao início do trabalho do funcionário.

Como você viu, a empresa pode acabar perdendo bastante dinheiro em multas, principalmente se considerarmos que as penalizações citadas referem-se às transmissões mais comuns e frequentes das empresas que têm empregados. Aliás, a situação ainda pode piorar, pois a reincidência em qualquer erro aumenta o valor das multas seguintes.

Como adequar a startup ao eSocial?

Para evitar os valores de autuações que vimos acima e manter seu negócio em dia com a legislação trabalhista, é preciso organizar a empresa conforme os prazos e os procedimentos exigidos. Após uma padronização inicial, basta seguir as tarefas planejadas continuamente dentro do tempo necessário.

Atentar aos prazos de envio de dados

Muitas ocorrências anteriormente eram transmitidas de maneira retroativa pelas empresas, ou pelo menos sem muito cuidado em relação a tempo. Porém, com a nova plataforma os prazos não podem ser ultrapassados. Isso porque qualquer atraso é identificado automaticamente pelo sistema e gera penalização. Sendo assim, tenha atenção aos seguintes prazos:

  • em admissões: os dados de novos funcionários devem ser transmitidos antes de começarem a trabalhar;
  • em demissões e acidentes de trabalho: as ocorrências e os valores gerados devem ser informado no mesmo dia;
  • processamento da folha de pagamentos e emissão das guias de INSS e FGTS: as transmissões precisam ocorrer até o dia 7 de cada mês, mesmo dia de vencimento dos encargos trabalhistas.

Por conta desses prazos, os responsáveis pelo empreendimento têm de prestar atenção ao recolhimento de dados e documentos e terem agilidade na passagem deles ao escritório contábil para que o contador consiga atender ás obrigações da startup a tempo.

Estruturar as tarefas relacionadas e definir etapas de procedimentos

Por exemplo, assim que um empregado for selecionado para contratação, o primeiro passo pode ser encaminhado para o exame admissional, enquanto a carteira de trabalho já é recolhida. Depois, assim que o trabalhador retornar com o resultado do exame, sem que nada impeça o início das atividades, o documento pode ser preenchido, assinado e devolvido ao colaborador.

Em seguida, tendo todos os dados em mãos, o responsável não precisa esperar para informar o seu contador sobre a admissão, que irá fazer o cadastramento do funcionário, a emissão dos demais documentos para assinatura das partes e o envio dos dados ao eSocial.

Quanto ao processamento da folha de pagamentos, pode estar na agenda do contratante para que no primeiro dia de cada mês ele envie ao escritório todas as informações necessárias para a contabilidade fazer o processamento de holerites, relatórios e guias de INSS e FGTS.

Agora que você já sabe como adequar a startup ao eSocial para manter as obrigações em dia e ficar longe de multas, leia nosso guia sobre a folha de pagamentos para planejar mais fácil os seus gastos em contratações e manutenção de equipe.

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